Cadastro de Solicitações de Serviços
Os Alunos podem solicitar serviços disponibilizados pela Instituição, diretamente no Portal do Aluno, sem a necessidade de comparecer pessoalmente à Secretaria da Instituição, porém, caso compareça à Instituição, o Secretário poderá solicitar os serviços para os alunos.
Esta função é acessível através do menu Solicitações > Cadastrar solicitações de serviços, no Portal do Aluno, e no menu Cadastrar > Solicitar serviços para Alunos, Portal do Secretário.
Os Secretários só poderão cadastrar solicitações de serviços para os Alunos dos cursos aos quais eles têm autorização para acessar as informações e apenas os serviços permitidos aos cursos dos Alunos. Os Alunos só poderão solicitar serviços que estão disponibilizados para seus cursos.
A única diferença entre a interface que o Aluno acessa e a que o Secretário acessa é que, no segundo caso, o Secretário precisa inicialmente selecionar o Aluno que ele irá atender (interface Seleção de aluno). Na interface de cadastramento de solicitação de serviço, existirá uma opção no cabeçalho da interface que permitirá que o Secretário, ao terminar de registrar as solicitações de um Aluno, possa escolher um novo Aluno para atender.
As solicitações de serviços também podem ser feitas através do Sagres Acadêmico (menu Serviços > Solicitações), caso a Instituição utilize essa aplicação. Existem algumas diferenças entre as interfaces de solicitação de serviços do Sagres Acadêmico e a do Sagres Portal. Sendo uma delas a de que, no Sagres Portal, são cadastradas mais informações, existindo solicitações de serviços que possuem um formulário associado.
Ao longo desta documentação, serão apresentadas as imagens relativas ao perfil do Aluno (interface Cadastrar solicitações de serviços), que funcionam da mesma forma que a interface Solicitar serviços para alunos, do perfil do Secretário.
Pré-requisitos
Para a geração do Boleto de Pagamento, associado a alguns serviços cobrados pela Instituição, é preciso que haja integração com o Sagres Financeiro (ver com o Gestor do Sistema as configurações e parâmetros necessários).
Para o usuário executar solicitações de serviços, é preciso que alguns parâmetros do sistema estejam definidos, por exemplo: o parâmetro que indica quando os contadores de cada serviço solicitado pelo Aluno (que deverão ser comparados com o Limite de solicitação de cada serviço, definido quando o serviço é cadastrado) deverão ser reinicializados, se por Ano ou por Período Letivo. Os parâmetros que interferem nas rotinas de cadastramento e solicitação de serviços são definidos pelo Gestor do Sistema na interface do menu: Configurações > Serviço, do Sagres Acadêmico.
A definição dos serviços oferecidos pela Instituição (menu Tabela > Serviços > Serviços Disponíveis, no Sagres Acadêmico) e das situações das solicitações (menu Tabela > Serviços > Situação da Solicitação, no Sagres Acadêmico) são pré-requisitos para a execução das solicitações de serviços.
Após o cadastramento das solicitações, o Aluno poderá fazer o acompanhamento dos atendimentos através da interface do menu Solicitações > Acompanhamento de Solicitações, no Portal do Aluno.
Os serviços podem ser associados pelo Secretário da Instituição a determinados cursos e, com isso, só os Alunos dos cursos associados poderão solicitar os serviços correspondentes. Serviços que não estão vinculados a pelo menos um curso podem ser solicitados pelos Alunos de qualquer curso. Além da oferta por curso, o usuário também pode especificar a oferta dos serviços pela situação dos Alunos (Ativos, Inativos ou Todos), bem como definir quais serviços estarão disponíveis através da WEB (todas essas informações são definidas através da interface do menu Tabela > Serviços > Serviços disponíveis, do Sagres Acadêmico). No Portal do Aluno, ao clicar no menu Solicitações > Cadastrar solicitações de serviço (perfil do Aluno) ou no menu Cadastrar > Solicitar serviços para Alunos (perfil do Secretário), o usuário será apresentado a uma interface com os serviços oferecidos pela Instituição (para o curso do Aluno em questão), em que ele poderá solicitar serviços básicos e/ou especiais. Para cada tipo de serviço, há algumas informações que precisam ser especificadas.
Descrição da interface
A interface possui 2 pastas: Serviços Básicos e Serviços Especiais.
Pasta Serviços Básicos
A Pasta Serviços Básicos é um serviço que não possui tipo, não existem subserviços ligados a ele. Apresenta, para cada serviço listado, a descrição do serviço (campo Serviço), o espaço para o usuário informar a quantidade a ser solicitada (campo Quantidade), o valor unitário do serviço, quando existe possibilidade de cobrança ou a indicação que o serviço é gratuito (campo Valor unitário), o espaço para colocar alguma observação (campo Observação) e a informação de alguma restrição com relação à solicitação do serviço (campo Restrição), como por exemplo, o número máximo de solicitações do serviço que o Aluno em questão pode fazer, o limite máximo de solicitações gratuitas do serviço etc. No final de cada linha com os dados dos serviços, podemos encontrar alguns ícones que dão acesso a algumas funções, como veremos em seguida.
Se o serviço solicitado permite anexos, quando o usuário clicar sobre o ícone dos Anexos, o sistema apresentará um espaço para que os anexos possam ser incluídos na solicitação. Observe a figura abaixo:
Neste momento, o usuário deverá clicar sobre o botão Selecionar arquivo(s) para que o sistema apresente a interface para a localização do arquivo com o anexo (interface Abrir). Após localizar o arquivo, o usuário deverá acionar o botão Abrir.
O sistema irá exibir o arquivo selecionado na lista dos anexos, na pasta Serviços Básicos.
O usuário deverá clicar novamente sobre o botão Selecionar arquivo(s) para incluir os outros anexos da solicitação, se existirem, e repetir as ações necessárias até o número máximo de arquivos de anexos definido para o serviço em questão (interface do menu Tabela > Serviços > Serviços Disponíveis, no Sagres Acadêmico).
Se o serviço solicitado exige documentos, quando o usuário clicar sobre o ícone dos Documentos, o sistema apresentará a lista dos documentos necessários para a solicitação do serviço (no exemplo abaixo, temos RG e CPF para a solicitação do serviço Ajuda de Custo).
Ao começar a informar os valores de um serviço que será solicitado (após informar a quantidade), se o serviço possui Instruções (cadastradas na interface do menu Serviços > Serviços Disponíveis, do Sagres Acadêmico), o sistema apresenta essas instruções. Observe a figura abaixo:
A aplicação também informa o custo total dos serviços solicitados que serão cobrados. Lembre-se que alguns serviços possuem limites de solicitações a partir do qual eles serão cobrados e que o custo de cada serviço deve considerar o valor unitário do serviço multiplicado pela quantidade solicitada. Observe a figura abaixo, em que o usuário solicitou 3 serviços, sendo que um gratuito e os outros dois com cobrança, com um custo total de 7 reais (R$ 2,00 do serviço sempre cobrado + R$ 5,00 cobrado quando o Aluno ultrapassa o limite de solicitações gratuitas, o que aconteceu nesse caso = R$ 7,00).
Mensagens de Erros
O sistema emite mensagens de erros caso as informações fornecidas violem alguma condição ou limite necessários. Observe a figura abaixo:
Para registrar as informações no sistema, o usuário deverá acionar o botão Solicitar, presente no rodapé da pasta Serviços Básicos.
Mensagens de Erros
Se o usuário registrou solicitações que possuem custo e existe integração com o Sagres Financeiro, após o acionamento do botão Solicitar, o sistema redireciona o usuário para o Sagres Financeiro, que apresenta o Boleto de Cobrança com o custo total das solicitações que deverão ser cobradas. O Boleto poderá ser impresso pelo usuário. Para obter todos os documentos associados ao serviços (exceto o Boleto de Cobrança), o Aluno deverá acessar a interface do menu Solicitações > Acompanhamento de Solicitações, do Portal do Aluno.
Comprovante de Solicitação de Serviço Básico
Se as solicitações feitas pelo Aluno em questão não possuem custo, ou as solicitações têm custo, mas não estão integradas com o Sagres Financeiro, após o acionamento do botão Solicitar, o sistema gera automaticamente o Comprovante da primeira solicitação registrada pelo usuário. Para gerar os Comprovantes das outras solicitações, o Aluno deve acessar a interface do menu Solicitações > Acompanhamento de Solicitações, do Portal do Aluno. Para as solicitações com custo, em que o sistema gera automaticamente o Boleto de Cobrança, como visto anteriormente, o Aluno deve acessar os Comprovantes das solicitações, para que, assim, possar obter acesso à interface do menu Solicitações > Acompanhamento de Solicitações, do Portal do Aluno.
Pasta Serviços Especiais
A pasta Serviços Especiais é todo serviço que possui um tipo e, normalmente, o Aluno poderá solicitar serviços que exigem informações específicas do próprio Aluno. O sistema exibe, ao lado da descrição de cada serviço, um botão para permitir a seleção dos serviços desejados (iniciados com a palavra Não, indicando que os serviços não estão selecionados). Para selecionar um serviço, o usuário deverá clicar na parte esquerda do botão exibido ao lado do serviço desejado, que tem a palavra Não sobre um fundo vermelho, de forma que o botão passe a exibir a palavra Sim sobre um fundo verde, do lado direito do botão. Para desconsiderar a solicitação de um serviço, o usuário deverá clicar no lado direito do botão com a palavra Sim, para que o botão volte à sua situação inicial.
Ao selecionar um determinado serviço especial, o sistema apresenta um formulário em que o usuário deverá informar os dados necessários para o atendimento da solicitação. Cada serviço tem um formulário diferente, pois cada um possui diferentes características. Algumas informações dependem de como o serviço foi cadastrado no sistema: possui ou não possui anexo, permite ou não permite solicitar subserviços, exige ou não exige documentos, apresenta ou não apresenta instruções etc. (essas configurações são feitas através do menu Serviços > Serviços Disponíveis, do Sagres Acadêmico).
Serviços especiais são solicitados de um em um, isto é, após a conclusão do preenchimento das informações de um serviço. Para isso, o usuário deverá acionar o botão Solicitar, situado no rodapé da pasta Serviços Especiais, a fim de que a solicitação seja registrada no sistema.
Abaixo, listamos alguns dos serviços especiais que o sistema disponibiliza. Para conhecer mais detalhes sobre um determinado serviço, clique sobre o nome do mesmo:
- Aproveitamento de Carga Horária de Atividade Complementar
- Aproveitamento de Estudos
- Cancelamento de Matrícula
- Exercício Domiciliar
- Reembolso FIES
- Segunda Chamada
- Trancamento do Curso
- Transferência Externa
A aplicação também informa o custo total do serviço solicitado quando existem custos. Lembre-se de que alguns serviços possuem limites de solicitações a partir dos quais eles serão cobrados, portanto, abaixo desses limites eles ficarão isentos. Vale ressaltar ainda que alguns serviços permitem a solicitação de subserviços, que também podem possuir custos. O custo total irá levar tudo isso em consideração. Observe as figuras abaixo. No primeiro caso, o serviço solicitado não possui subserviços e o serviço sempre é cobrado (R$100,00). No segundo caso, o serviço permite a solicitação de até dois subserviços. Desse modo, tendo em vista que o serviço principal é isento até um certo limite (o que aconteceu nesse caso) e que os subserviços possuem custos, chega-se à conclusão de que o custo final, R$18,00, corresponde aos custos dos subserviços (R$3,00 + R$15,00).
Mensagens de Erros
O sistema emite mensagens de erros caso as informações fornecidas violem alguma condição ou limite. Observe a figura abaixo:
Para registrar as informações no sistema, o usuário deverá acionar o botão Solicitar, presente no rodapé da pasta Serviços Especiais.
Ao término do processamento do cadastramento de uma solicitação de serviço, o sistema sempre gera um dos seguintes documentos: Formulário (apenas para alguns tipos de serviços); Comprovante de Solicitação (serviços onde não há cobrança ou, se existe cobrança, não existe integração com o Sagres Financeiro, e o serviço não tem nenhum Formulário associado) ou o Boleto de Cobrança (serviços com custos e que existe integração com o Sagres Financeiro). Em qualquer caso, o Aluno poderá obter todos os documentos associados a um serviço (exceto o Boleto de Cobrança), acessando a interface do menu Acompanhamento de Solicitações de serviço, no Portal do Aluno.
Formulário gerado em uma Solicitação de Serviço Especial
Alguns serviços geram automaticamente um Formulário ao final, como a solicitação de Aproveitamento de Atividades Complementares, a Solicitação de Aproveitamento de Estudos etc. Para o Aluno obter todos os documentos associados ao serviço (exceto o Boleto de Cobrança), ele deverá acessar a interface do menu Acompanhamento de Solicitações de serviço, no Portal.
Boleto de Cobrança de Solicitação de Serviço Especial
Se a solicitação do Aluno tem custo e existe integração com o Sagres Financeiro, após o acionamento do botão Solicitar, o sistema redireciona o usuário para o Sagres Financeiro, que apresenta o Boleto de Cobrança com o custo total da solicitação que será cobrado. O Boleto poderá ser impresso pelo usuário. Para obter todos o documentos associados ao serviço (exceto o Boleto de Cobrança), o Aluno deverá acessar a interface do menu Solicitações > Acompanhamento de Solicitações, no Portal do Aluno.
Mesmo que um determinado serviço seja gratuito, se ele permite a solicitação de subserviços e esses subserviços possuem custos e forem solicitados, a solicitação possuirá custo e um Boleto de Cobrança será gerado para ela, caso exista integração com o Sagres Financeiro.
Comprovante de Solicitação de Serviço Especial
Se a solicitação feita pelo Aluno não tem custo, ou a solicitação tem custo, mas não há integração com o Sagres Financeiro e o serviço não gera um Formulário, após o acionamento do botão Solicitar, o sistema gera automaticamente o Comprovante da Solicitação. Mas, na solicitação com custo, quando existe integração com o Sagres Financeiro, o sistema gera automaticamente o Boleto de Cobrança, como visto anteriormente. Para o Aluno acessar o Comprovante da Solicitação ou o Formulário gerado pelo serviço, se existir, ele deverá acessar a interface do menu Solicitações > Acompanhamento de Solicitações, no Portal do Aluno.
Mesmo que um determinado serviço seja gratuito, se ele permite a solicitação de subserviços e esses subserviços possuem custos, a solicitação consequentemente possuirá um custo. Desse modo, um Boleto de Cobrança será gerado para ela, caso exista integração com o Sagres Financeiro.
O comprovante lista os dados da solicitação do serviço principal (Data da solicitação, Número da solicitação, Solicitante, Tipo do serviço, Situação, Quantidade solicitada, Data de pagamento, Valor, Valor total e Observação) e a lista dos subserviços (Tipo do serviço e Valor), caso existam.
Na figura acima, o serviço especial Transferência Externa (R$40,00) permite a solicitação do subserviço Solicitação de Declaração de Frequência (R$5,00).