Como emitir diplomas para exportar e enviar a Instituição Registradora ?
Na nova versão do Sagres Diploma a 1.14, uma nova funcionalidade foi disponibilizada, a Emissão de Diplomas com a exportação dos dados para Instituição Registradora.
O objetivo dessa novo recurso, é possibilitar que as Instituições Emissoras, clientes do SAGRES Diploma, possam ter mais agilidade e eficiência ao encaminhar os dados dos Diplomas a serem registrados pelas Instituições Parceiras.
O Cadastro de Instituição Parceira é pré-requisito para a realização desta rotina
Para realizar a exportação, é necessário realizar alguns passos para êxito do processo. São eles:
1. Cadastrar Instituição Parceira Registradora no Sagres Acadêmico
Nesta etapa, é preciso verificar se a Instituição Parceira já possui cadastro no SAGRES Acadêmico, caso ao contrário é necessário realizar o cadastro.
Para cadastrar, é preciso acessar o SAGRES Acadêmico no menu Tabela > Institucionais > Instituição de Ensino, acesse o link para maiores detalhes de como realizar o cadastro.
Ao realizar esse passo uma vez para cada instituição, não será necessário refazê-lo.
Atenção
É muito importante que o campo cliente não esteja marcado na tela de cadastro.
2. Configurar parâmetro no Sagres Diploma
No SAGRES Diploma, há um parâmetro para identificar as Instituições clientes que registram ou não os seus diplomas.
Para acessar essa funcionalidade, é preciso entrar no menu Janela > Parâmetro > Diploma e desmarcar o campo “Instituição Acadêmica é Autorizada a registrar Diplomas” para o caso da instituição de ensino que possua uma instituição parceira para essa finalidade.
Atenção
É necessário desconectar e conectar novamente o sistema após salvar essa alteração.
3. Cadastrar Livro de Diploma de Outra Instituição
A próxima etapa é verificar se a instituição emissora tem um livro de registro de diploma associado a instituição parceira. Para isso, o usuário deve acessar o menu Cadastro > Livro de Registro de Diploma de outras IES no Sagres Diploma.
4. Cadastrar Colação de Grau
Após o cadastro, o próximo passo é cadastrar a Colação de Grau. Para isso, o usuário deve acessar o Sagres Diploma no menu Diploma > Da Instituição > Registro > Colação de Grau.
Atenção
Após o cadastro da Colação de Grau, é importante que o usuário clique em SALVAR para que possa ser possível exportar o arquivo com os dados.
5. Exportar dados do Diploma para envio à Instituição Parceira
Concluída as etapas anteriores, a instituição Emissora poderá acionar o botão exportar, localizado na tela de Colação de Grau. A ação gerará um arquivo a partir dos alunos que tiveram o diploma emitido pela Instituição.
O arquivo gerado será no formato “.csv” contendo todas as informações necessárias para registro do diploma, que deve ser encaminhado pelo cliente SAGRES à instituição parceira.
6. Importar Registro de Diploma
Após o retorno dos dados pela instituição parceira/registradora, é necessário importar o arquivo no Sagres Diploma através do menu Diploma > Da Instituição > Registro > Importação de Registro.
Nota
Lembre-se: é importante sinalizar que o registro foi feito no livro criado para a outra Instituição de Ensino Superior (IES).
Ao finalizar esta etapa, o processo de registro de diploma por uma instituição de ensino superior parceira estará completo.