Circulação

É a rotina responsável pelo controle dos empréstimos, devoluções, renovações, reservas, e pagamentos de multas do acervo da Instituição.

O processo de Circulação tem as seguintes características principais:

Configuração dos limites de empréstimos e sanções por perfil do leitor;
Bloqueio de leitores independente de atrasos de empréstimos ou pagamentos de multas;
Cadastramento de áreas de interesse usando padrão CAPES;
Configuração de diferentes fórmulas de punição para cada tipo de leitor;
Dispensa das verificações dos limites de empréstimos e renovações por nível de autorização do usuário;
Indicação de empréstimo de último exemplar por tipo de obra ou exemplar específico;
Portal Internet para os leitores com algumas funções das rotinas de Aquisição e Circulação: cadastramento de sugestões (Aquisição) e acesso a consulta e reserva de títulos (Circulação), verificação da lista de espera (Circulação) e cadastramento de áreas de interesse (usado na Circulação);
Alertas enviados por e-mails avisando a chegada de novos títulos em áreas de interesse, títulos em fila de espera, atrasos na devolução etc.;
Caixa para pagamento de multas;
Controle de calendário para cadastramento de feriados, recessos e paralizações (rotina Paralizações).

Esta rotina é responsável pelas principais funções de uma biblioteca, sempre garantindo o controle do acervo da Instituição. Observando pela ótica de acompanhamento da movimentação de um exemplar na biblioteca, determinadas etapas desta rotina podem obedecer à uma sequência (uma obra reservada possivelmente deverá ser emprestada, podendo ocorrer renovações do empréstimo, para enfim ser devolvida). Todavia, observando pela ótica do Bibliotecário, as etapas poderão se suceder em qualquer ordem: ora ele estará atendendo a uma solicitação de reserva feita por um aluno, ora poderá estar registrando a devolução de um livro etc. Algumas funções da Circulação também são atendidas através do Sagres Portal pela WEB (Ambiente do Leitor).

A circulação do acervo é executada de acordo com Regras pré-estabelecidas. A Instituição também pode definir a existência de Bônus, que serão recebidos pelo leitor que atender a determinadas condições e que permitem extrapolar o limite de empréstimos definido para o leitor.

As funções de Circulação sempre são iniciadas a partir da solicitação de um Leitor, sendo que algumas exigem o comparecimento do mesmo à Biblioteca:

Registro de Reservas – registro das informações das reservas das obras, permitindo que todos os leitores usuários da biblioteca tenham o direito de tomar emprestado obras muito concorridas. Ela tem grande importância para o ciclo de vida das rotinas da biblioteca, pois as informações servirão de subsídio para o controle de empréstimos do acervo da Instituição;
Registro de Empréstimos – registro das informações dos empréstimos das obras. Ela tem bastante importância para o ciclo de vida das rotinas da biblioteca, pois as informações servirão de subsídio para o controle do acervo da Instituição;
Registro de Renovação de um empréstimo – registro das informações da renovação de um empréstimo. As informações servirão de subsídio para o controle do acervo da Instituição;
Registro da Devolução – registro das informações da devolução de um empréstimo. Ela tem uma importância fundamental para o ciclo de vida das rotinas da biblioteca, pois as informações servirão de subsídio para o controle do acervo da Instituição. Nesta rotina existe a geração automática de bônus ou punições (suspensões ou multas), conforme as configurações definidas para estas situações;
Emissão de Recibos – emissão dos recibos de empréstimos, devoluções, renovações, multas em aberto, multas pagas e suspensões. Esta interface pode ser utilizada para emitir os recibos, caso a emissão automática de recibos não esteja selecionada na interface de parâmetros. Também pode servir para a emissão de 2ª via dos recibos;
Registro de Pagamento de Multas – registro das informações de pagamento de multas referentes a atrasos nas devoluções de exemplares à biblioteca. É de grande importância para o controle de empréstimos do acervo da Instituição;
Baixa de Bônus – utilizada para cadastrar a utilização dos bônus dos leitores. Nesta interface serão indicados os empréstimos que foram realizados graças à quantidade de bônus que o leitor tinha disponível, e a quantidade de pontos não utilizados.

A condição do leitor perante a Biblioteca pode variar durante o processo de circulação, conforme a situação do mesmo com relação às regras de funcionamento da biblioteca. As mudanças são registradas no cadastro de leitores pelo Bibliotecário ou pelo Sistema Sagres Acadêmico, quando o leitor é aluno. As possíveis condições para a situação do leitor são apresentadas na figura abaixo:

Para conhecer detalhes sobre as ações do bibliotecário, clique sobre o nome da ação desejada:

A seguir, conheça mais detalhes sobre as Regras de Circulação e sobre o Processo de Bonificação.

Regras de Circulação

Existem diversas regras e definições que são consideradas na execução das rotinas do Sagres Acervo. Temos condições a serem obedecidas nas Reservas, nos Empréstimos, nas Devoluções antecipadas, nas Devoluções atrasadas etc. Essas condições são definidas em vários pontos do módulo:

TIPO DE OBRA: definimos, para cada tipo de obra, se é permitido ou não fazer empréstimos e se é permitido ou não emprestar o último exemplar que se encontra na Biblioteca.

CATALOGAÇÂO DE OBRAS: especificamos se a obra permite empréstimos ou não e se o empréstimo vai depender do tipo da obra.

REGRAS: definimos condições para cada tipo de leitor x tipo de obra no que diz respeito a:

Punições: empréstimos (Multa, Suspenção ou Nenhuma; caso seja Multa, qual o valor diário) e consultas (Multa, Suspenção ou Nenhuma; caso seja Multa, qual o valor diário);
Permissões (empréstimo quando em atraso, empréstimo quando em débito e reservas);
Quantidade limite de reservas;
Quantidade limite de obras;
Nº de dias de empréstimo.

DEFINIÇÃO DE PARÂMETROS: são especificações que impactam em diversas funções do sistema:

Dia de sábado: permite definir se o dia de sábado será considerado dia útil, influenciando nos cálculos das datas de devolução e dos dias de atraso da devolução;
Dias úteis: permite estabelecer se o sistema irá considerar apenas os dias úteis para os cálculos dos atrasos e datas de devolução;
Consulta de obras reservadas: permite indicar se obras reservadas poderão ser consultadas na biblioteca;
Quantidade máxima de empréstimos: permite configurar se o valor definido na interface de Circulação > Regras será único ou poderá variar por biblioteca;
Filas de Reserva: permite definir o intervalo de verificação da fila para que as reservas com tempo vencido sejam canceladas. Também é possível definir por quantas horas o leitor com prioridade terá a reserva disponibilizada para ele; ao fim desse período, outro leitor terá prioridade. Além disso, pode-se indicar se a fila de reserva vai considerar todas as edições da obra ou apenas uma;
Numeração dos Exemplares: permite estabelecer se a numeração dos exemplares será feita por obra (sequencial por edição) ou por título (sequencial considerando várias edições da obra);
Devoluções: permite organizar se as devoluções serão por leitor, por exemplar ou ambas as condições;
Bônus: permite informar se a Instituição usa bonificação (ou seja, se o leitor ganha “créditos” quando a devolução é antecipada para permitir empréstimos além do limite definido). Caso a bonificação seja usada, é preciso informar quantos “créditos” serão necessários para emprestar um exemplar acima do limite, bem como o prazo de validade dos bônus (em meses);
Renovações: permite indicar quantas vezes consecutivas um mesmo exemplar poderá ter seu empréstimo renovado. É possível definir um limite geral e outro para a WEB, sendo que o geral corresponde ao limite máximo, que engloba renovações presenciais e via WEB;
Volumes diferentes de uma mesma obra é considerado um empréstimo: permite definir se esta condição será considerada, o que influencia na verificação do limite de empréstimos.

INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS

SISTEMA ACADÊMICO:
- SAGRES ACADÊMICO:
  - Permitir empréstimos ou reservas aos Alunos ativos não matriculados: marcar esta opção possibilita empréstimos/reservas a alunos ativos não matriculados mesmo que os empréstimos estejam condicionados às matriculas dos alunos;
  - Permitir empréstimos ou reservas aos Alunos em curso de férias: marcar esta opção define se o sistema deve permitir empréstimos ou reservas para alunos em curso de férias;
  - Carteira para leitor condicionada à matrícula: marcar esta opção define que o sistema não deve imprimir a carteira de leitor tipo Aluno se este não estiver matriculado;
  - Bloquear empréstimos aos Alunos que concluíram o currículo: marcar esta opção faz com que o sistema impossibilite a efetivação de empréstimos a alunos que já concluíram o currículo. Esta opção só terá efeito se a Instituição possuir o SAGRES Acadêmico;
  - Exibir Curso e Situação do Aluno no Zoom dos Leitores: marcar esta opção indica que o Curso e a Situação dos Alunos serão exibidos no Zoom dos Leitores;
  - Empréstimo condicionado à matrícula do Aluno: marcar esta opção faz com que o sistema impossibilite a efetivação do empréstimo ou reserva se o aluno não estiver matriculado. Esta opção só terá efeito se a Instituição possuir o SAGRES Acadêmico.

SISTEMA FINANCEIRO:
- SAGRES BOLETO
  - Integração com o SAGRES Boleto: permite que as multas geradas pelo sistema possam ser emitidas através de um boleto bancário.
- SAGRES FINANCEIRO
  - Transferir multa para o sistema Financeiro: permite que as multas sejam transferidas para o Sagres Financeiro;
  - Verificar apenas débitos referentes à multa: indica se o sistema deve verificar apenas multas geradas pelo Acervo ou qualquer pendência financeira;
  - Bloquear empréstimos aos leitores com títulos: indica se o bloqueio do empréstimo deve ocorrer quando houver títulos de biblioteca em atraso ou em aberto no Financeiro;
  - Tolerância para verificação de débitos (dias): indica os dias de tolerância no atraso da mensalidade do leitor para não impedir empréstimos.
- SAGRES MENSALIDADE
  - Incluir multa no carnê de mensalidade: marcar esta opção permite que as multas devem ser incluídas no carnê de Mensalidade.

PARÂMETROS PARA A WEB (MÓDULO LEITOR): no ambiente do bibliotecário, também são definidos alguns parâmetros que afetam o ambiente do leitor:

Permitir reserva de exemplares disponíveis através da Web: esta opção possibilita ao usuário realizar reservas pelo módulo do leitor;
Limitar o número de renovações consecutivas na Web: esta opção limita o número de renovações consecutivas pelo módulo do leitor;
Quantidade máxima de renovações: este campo permite informar a quantidade máxima de renovações pelo módulo do leitor;
Permitir exclusão de reservas pelo Leitor: esta opção indica se será permitido que o leitor exclua suas próprias reservas através módulo do Leitor.

Bônus

O processo de bonificação é adotado pelas instituições de forma opcional. Neste processo, o leitor é “premiado” com bônus (créditos ou pontos) quando devolve um exemplar emprestado antes da data prevista para sua devolução, estipulada quando ocorreu o empréstimo.

Uma determinada quantidade de bônus permite que o leitor que a possua faça empréstimos acima do limite que lhe foi estipulado. É importante lembrar que os bônus possuem validade. Quando ocorre um empréstimo com a utilização de bônus, o bibliotecário deve abater o total de bônus utilizados no processo.

Portanto, ao definir os parâmetros do sistema, é preciso informar:

Se a Instituição usa bonificação (leitor ganha “créditos” na devolução antecipada, permitindo empréstimos além do limite definido para o leitor);

Quantos “créditos” serão necessários para emprestar um exemplar acima do limite;

Qual o prazo de validade dos bônus (em meses).