Cada tipo de usuário tem um perfil de atuação e está diretamente envolvido com determinadas rotinas. Entre os órgãos existentes podemos citar os Colegiados, geralmente responsáveis pelos Cursos com seus Alunos, e todas as atividades referentes a essas informações. Temos também, os Departamentos, geralmente responsáveis pelas Atividades Curriculares e os Docentes, e assim temos diversos tipos de usuários, cada um com seus papéis e responsabilidades.

É meta da Solução Sagres atender à maioria das necessidades de uma Instituição Acadêmica, seja no gerenciamento e controle de toda sua área acadêmica, envolvendo múltiplas funções, usuários e estruturas, seja na área financeira, ou no controle do acervo das suas bibliotecas. Nossos sistemas também atendem a alguns processos necessários ao relacionamento da Instituição com órgãos governamentais, como o ENADE, e o Censo. Portanto, o Sistema Sagres Acadêmico pode estar integrado a diversos módulos para atender a todas essas necessidades, que serão citados nesta documentação, quando necessário. Nesta documentação optamos por descrever, principalmente, a solução mais prática e eficiente, apesar do sistema oferecer mais de uma opção para determinados processos (como por exemplo o processo de matrícula, que pode ser feito basicamente pela WEB, ou de forma presencial na Instituição). O número de módulos necessários para atender a uma determinada instituição acadêmica, vai depender do seu porte, das suas necessidades e infraestrutura. Observe na figura abaixo os módulos, que se integram com o Sagres Acadêmico.​