Atividades Complementares - Analisar Solicitações
Nesta interface, os Secretários/Coordenadores analisam as solicitações de Atividades Complementares cadastradas e enviadas pelos Alunos, permitindo que os mesmos possam aproveitar atividades realizadas como parte da integralização necessária nos currículos com categoria de atividade complementar. Acessível pelo menu Atividades Complementares => Analisar Solicitações, no Portal do Secretário.
Os Menus e Títulos de Interfaces do Sagres Portal informados nesta documentação são os Menus e Títulos criados na instalação do Sagres Portal. Estes Menus e Títulos podem ser modificados a critério da Instituição. Então o Usuário deve identificar a correspondência do Menu/Título no Portal de sua Instituição com o Menu/Titulo deste documento, pela descrição do função da interface.
Os documentos que comprovam as atividades realizadas foram entregues pelo Aluno no setor responsável na instituição, juntamente com o comprovante de entrega
Para que essa interface possa ser utilizada, é necessário que os Alunos já tenham cadastrado e solicitado o aproveitamento de atividades complementares na integralização dos currículos com categoria de atividade complementar (menu Solicitações => Cadastro de Solicitação de Atividade Complementar, no Portal do Aluno ).
Neste momento, o status de cada atividade solicitada é Enviada para Análise. Após a verificação da documentação entregue de cada atividade solicitada, o Secretário deverá alterar o status (estado) de cada solicitação de acordo com a situação analisada: Documentação Aceita, Deferida – ao concluir a análise, se a solicitação for aceita, Indeferida – solicitação recusada, Revisão.
Antes de chegar ao status final, se o Secretário encontrar algum problema, ele poderá alterar o status da solicitação de atividade para Revisão. Tal revisão pode ser quando o Aluno deverá realizar alguma correção necessária, e devolver a solicitação para o Secretário com o status Enviada para análise, ou o status Documentação aceita, a depender do status onde a solicitação já se encontrava na análise.
Existe também a possibilidade do Secretário desfazer a análise feita, como veremos mais adiante. Observe a figura abaixo.
A interface Análise de Atividades Complementares é acessada a partir da interface Seleção de aluno.
A interface Seleção de aluno só exibirá alunos que possuem solicitações de atividades complementares que já foram enviadas para análise, e ela possui os seguintes filtros para ajudar na recuperação dos dados: Matrícula, Nome, Curso do aluno, e Status das solicitações. O usuário poderá selecionar um ou mais filtros.
Após a definição dos filtros desejados, o usuário deverá acionar o botão Exibir. Se o usuário não definir filtros, a aplicação retornará todos os alunos que possuem solicitações de aproveitamento de atividades complementares em processo de análise, isto é, dos cursos aos quais o Secretário tem direito de acesso.
O usuário deverá clicar sobre a linha com os dados do Aluno desejado, para que o sistema apresente a interface Análise Atividades Complementares, com as informações das solicitações que o Aluno enviou para análise.
Após selecionar o aluno, a interface Análise Atividades Complementares exibe: o nome do Aluno, o nome do Curso, a Matrícula do Aluno, a Lista das Atividades que já que foram enviadas para análise e uma mensagem com instruções de uso da interface da seguinte forma:
“Ao selecionar as atividades e clicar no botão “Relatório recebimento de documentação”, o usuário será encaminhado para uma interface para aceitar a documentação fornecida pelo Aluno. Caso nenhuma atividade seja selecionada, todas as solicitações que não tiveram a documentação aceita previamente, serão selecionadas.”
O usuário pode especificar se deseja que o sistema exiba a cada vez Todas, 10, 20, ou 30 atividades, selecionando a opção desejada no campo Mostrar, localizado do lado superior, á direita da interface. A aplicação também apresenta o total de atividades cadastradas enviadas para análise. As atividades são exibidas agrupadas por tipo de atividade complementar. Para cada tipo de atividade exibido, o sistema apresenta o total de horas integralizadas (cumpridas) pelo Aluno, no tipo em questão, e o total de horas permitidos para esse mesmo tipo.
Para cada atividade são apresentadas as seguintes informações:
> Período – Período letivo da atividade,
> Atividade – Descrição da Atividade, Instituição – local onde a atividade foi realizada,
> CH – carga horária
> Status – estado da solicitação da atividade> Cadastrada
>> Enviada para análise
>> Documentação aceita
>> Revisão
>> Deferida
>> Indeferida
Esses status são representados por ícones, de acordo com a figura abaixo.
> Avaliar – ícone que permite ao usuário o acesso à interface de avaliação da atividade
As solicitações enviadas para análise precisam ter suas documentações aceitas. A documentação das Atividades Complementares deve ter sido entregue pelo aluno à Instituição.
Para gerar o comprovante de entrega das documentações e sinalizar para o Aluno que as documentações foram aceitas, o usuário deverá selecionar as atividades desejadas e acionar o botão do Relatório de recebimento de documentação (Comprovante de entrega das documentações), de acordo com a descrição a seguir:
No início da linha, com os dados de cada atividade listada, temos um ícone que pode estar em duas situações, a depender se o usuário deseja ou não selecionar a atividade para constar o Relatório de recebimento de documentação. Esse Relatório será exibido quando o usuário acionar o botão correspondente, presente no rodapé da interface. Para selecionar uma atividade, o usuário deverá clicar no ícone do início da linha com os dados da atividade desejada, que será modificado, passando a ser exibido com um fundo verde. Após marcar todas as atividades desejadas, o usuário poderá acionar o botão Relatório de recebimento de documentação.
Na interface, com o Comprovante de entrega das documentações das atividades selecionadas, o usuário responsável pela análise poderá imprimir o Comprovante (que deverá ser assinado e entregue ao Aluno no ato da entrega da documentação).
Caso o Secretário esqueça de imprimir o Comprovante, enquanto a solicitação estiver com o status Documentação aceita, ainda será possível reimprimir o Comprovante. Nessa interface, o usuário também pode alterar os status de todas as atividades listadas para Documentação aceita, bastando acionar o botão Aceitar, presente no rodapé da interface. Caso decida não aceitar as documentações, o usuário deve acionar o botão Retornar para a página de análise.
Veja como imprimir o comprovante, clicando AQUI => Imprimir Relatórios
No Comprovante, as atividades listadas são agrupadas por tipo de atividade complementar. Para cada atividade listada, são apresentadas as seguintes informações:
- P.L. – Período Letivo;
- Descrição – Descrição da Atividade Complementar;
- Instituição – Instituição onde foi realizada a atividade;
- Período – Duração da atividade;
- Crédito – Total de créditos da atividade;
- CH – Total de carga horária da atividade;
- CH a validar – Total de Carga Horária a ser validada;
Após o usuário clicar sobre o botão Aceitar (para alterar os status das atividades listadas para Documentação aceita), o sistema confirmará a ação.
Se o usuário confirmar a ação, o sistema exibirá mensagem confirmando a atualização de status.
Após a aceitação da documentação, acionar o botão Retornar para a página de análise e a solicitação poderá ser deferida, indeferida ou ir para revisão do Aluno.
Se o usuário deseja avaliar (analisar) uma solicitação de atividade, ele deve acionar o ícone exibido no final da linha com os dados da atividade. Esse ícone é exibido na interface Análise atividades complementares, para que o sistema apresente o formulário de avaliação da atividade. Através dessa função o usuário poderá alterar o status da atividade acionando um dos botões botão Aprovar (Deferida), Botão Reprovar (Indeferida), ou Botão Revisar ( Revisão), para que o Aluno execute as correções necessárias.
Durante a análise da atividade, a depender do status, será exibido o ícone de edição 
ao lado da Carga Horária Selecionada, e neste caso, o Secretário pode alterar o valor da Carga Horária Selecionada.
Se o usuário solicitar revisão (botão Revisar), ou indicar indeferimento (botão Reprovar), o sistema apresentará a opção de cadastrar uma justificativa para a ação. O texto informado e o ícone com o novo status da solicitação aparecerão nesta atividade, na interface de Cadastro Solicitação de atividade complementar, no Portal Aluno.
Em qualquer caso, o sistema irá confirmar a operação, e o status da solicitação será alterado para o status correspondente à operação realizada, se o usuário confirmar a operação (botão Confirmar), caso contrário, o status não será alterado (botão Cancelar). Em caso afirmativo, o sistema avisará que a atualização foi realizada com sucesso.
Caso alguma regra de funcionamento dessa rotina seja violada, o sistema exibirá uma mensagem informando qual foi o erro.
OBSERVAÇÕES
> Ao deferir, revisar ou indeferir uma solicitação, o Aluno será notificado, via e-mail, da alteração do status da solicitação.
> Ao deferir uma solicitação, serão cadastrados no sistema os dados da solicitação de atividade complementar informados. As avaliações curriculares do Aluno nos currículos que ele estiver ativo – (sem registro de saída por adaptação ou data de conclusão), serão invalidadas.
> Ao desfazer a análise de um deferimento, os dados da solicitação de atividade complementar serão removidos e as avaliações curriculares serão invalidadas da mesma forma como é feita no deferimento.
> Regras que invalidam o deferimento de uma solicitação (se o parâmetro que permite essa verificação estiver selecionado no menu Configurações => Currículo, pasta Verificações, quadro Atividade Complementar, no Sagres Acadêmico):
1 – Se a quantidade de horas já integralizada para o tipo de atividade, somada à quantidade de horas da atividade a ser deferida for superior ao limite de horas definido no currículo do Aluno para aquele determinado tipo de atividade.
2 – Se a quantidade de horas já integralizada para o currículo, somada à quantidade de horas da atividade que está sendo deferida for superior ao definido no currículo do Aluno para a categoria de natureza de atividade complementar.