Sagres Acervo
Versão 3.17.002.000
Sagres Acervo
Versão 3.17.002.000
Apresentação
O SAGRES Acervo é o módulo da solução SAGRES que visa automatizar o processo de administração do acervo bibliográfico da Instituição. Esta automatização se dá desde o processo de cadastramento de sugestões pelos leitores, cotação de pedidos pelos bibliotecários junto aos fornecedores, aquisição dos exemplares, passando pela sua catalogação e culminando no controle da circulação, gerenciando empréstimos, reservas e sanções. O software também é capaz de realizar o controle de periódicos, cadastrando e gerenciando inclusive as assinaturas.
Além disso, o SAGRES Acervo possibilita o envio automático de mensagens aos usuários, notificando sobre a chegada de novos títulos em suas áreas de interesse, posição em filas de reserva, prazos de devolução e eventuais atrasos. Os leitores podem, ainda, consultar o acervo da Instituição, realizar reservas e renovar empréstimos de forma prática, tendo acesso a informações detalhadas sobre seus empréstimos vigentes, prazos, atrasos e reservas efetuadas.
O SAGRES Acervo integra-se a outros módulos do sistema SAGRES a fim de otimizar seu funcionamento e aprimorar a experiência dos usuários.
SAGRES Portal
O SAGRES Portal é o módulo que integra e dá suporte aos sistemas web da Instituição, gerenciando usuários e autorizações de acesso. Sua integração é essencial ao SAGRES Acervo, que utiliza o ambiente e os serviços do Portal para definir perfis de acesso e enviar notificações e comunicados aos leitores.
SAGRES Acadêmico
O SAGRES Acervo integra-se ao SAGRES Acadêmico, cadastrando automaticamente alunos e docentes como leitores. Essa sincronização é realizada pelo aplicativo “Sincronização de Leitores”, que deve estar corretamente configurado nos servidores da Instituição.
SAGRES Financeiro
As multas calculadas pelo SAGRES Acervo são integradas ao SAGRES Financeiro, permitindo seu controle e cobrança pelo setor responsável, além de inclusão automática nos relatórios de receita.
SAGRES Auditoria
O módulo SAGRES Auditoria registra as operações realizadas pelos usuários na base de dados, permitindo ao Gestor do SAGRES Acervo definir quais tabelas serão auditadas e consultar as ações executadas.
Aspectos de Segurança
O SAGRES Acervo utiliza dois modelos distintos de segurança:
TAURUS 2
O Taurus 2, utilizado no módulo de funcionários, protege o SAGRES Acervo contra acessos indevidos, garantindo que apenas usuários cadastrados utilizem o sistema conforme suas permissões. A criação de usuários e a definição de direitos de acesso são realizadas pelo Gestor do módulo.
“DIRECIONAMENTOS” DO SAGRES PORTAL
Utilizados no módulo de leitores, os direcionamentos permitem ao Gestor do Portal conceder ou restringir o acesso aos serviços do SAGRES Acervo. Para o usuário final, esse controle é transparente, exibindo em sua área de trabalho apenas os itens aos quais possui permissão.
Acessando o Sistema
Após informar os dados e clicar em ENTRAR, caso a autenticação tenha sido bem-sucedida, o usuário será redirecionado para a área de trabalho padrão do sistema, que exibe todas as funções que este possui direito de acesso.
Usuários
O SAGRES Acervo disponibiliza ambientes distintos para cada tipo de usuário:
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- Ambiente do Bibliotecário:
Neste ambiente o SAGRES Acervo oferece uma ferramenta voltada para o aspecto gerencial da Biblioteca. Neste módulo, o sistema permite: o controle do processo de aquisição de exemplares, a catalogação das obras e seus exemplares, o gerenciamento das assinaturas dos periódicos, o controle dos empréstimos e devoluções, a emissão de recibos de multa e registro dos pagamentos, e permite ainda a emissão de relatórios que auxiliam o gerenciamento da Biblioteca.
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- Ambiente do Leitor:
No ambiente do leitor, os usuários acessam os serviços do SAGRES Acervo conforme suas permissões definidas no SAGRES Portal. Nesse espaço, podem consultar o acervo das bibliotecas da Instituição, realizar reservas e acompanhar sua situação quanto a empréstimos, atrasos, reservas ativas e eventuais penalidades. Este perfil executa funções relacionadas apenas à Circulação, estando disponível apenas após a configuração do ambiente do bibliotecário.
Menus do Sistema
As funcionalidades do sistema estão relacionados diretamente com o perfil do usuário. Para acessar os menus do sistema, selecione o perfil de usuário desejado:
Conhecendo o sistema
Algumas aplicações permitem o uso sem seguir uma ordem específica de processamento. No caso do SAGRES Acervo, composto por três processos principais — Aquisição, Catalogação e Circulação —, é necessária uma sequência inicial: cadastrar as tabelas e registros básicos, configurar o sistema conforme o perfil do usuário, adquirir e catalogar o acervo e, por fim, executar a circulação. Após essa implantação, os três módulos podem ser utilizados conforme as necessidades dos usuários, sem exigência de ordem fixa.
Conforme citado anteriormente, o sistema oferece dois ambientes de uso: o Ambiente do Bibliotecário e o Ambiente do Leitor.
O conjunto de recursos disponíveis no SAGRES Acervo foram projetados para os três principais processos de uma biblioteca: Aquisições, Catalogação e Circulação. Para entender melhor como o sistema apoia a biblioteca do início ao fim de cada processo, clique sobre o nome dos processos nos ícones abaixo para acessar as áreas deste manual destinadas a cada um:
Funcionalidades
Totalmente compatível aos padrões MARC e AACR2, o SAGRES Acervo é uma ferramenta eficaz de apoio ao profissional bibliotecário no seu trabalho diário. Além disso, oferece serviços modernos e eficientes aos leitores da Instituição. É um software capaz de gerenciar várias bibliotecas simultaneamente, aumentando a qualidade do atendimento ao leitor e também das informações gerenciais que se fizerem necessárias.
Funcionalidades direcionadas aos Bibliotecários:
- Cadastro de obras utilizando padrões internacionais de catalogação (MARC e ISO 2709)
O uso do padrão MARC e da regra de estruturação ISO 2709 na catalogação de obras possibilita o intercâmbio de informações entre as bibliotecas. Trata-se de uma representação padronizada do registro bibliográfico, permitindo que diferentes sistemas possam ler tais registros. Isso elimina a necessidade de recadastramento dos dados.
- Importação de obras já cadastradas em outras bibliotecas
A rotina de importação de registros, feita através da leitura de arquivos no formato MARC, permite aproveitar registros de obras na base de dados para facilitar sua catalogação no acervo da Instituição.
- Cadastro dos diversos tipos de obra aceitos pelo padrão MARC
É possível cadastrar diversos tipos de obra, de acordo com as necessidades da Biblioteca. Uma categoria prevista pelo padrão MARC deverá ser atribuída para cada tipo de obra. As categorias são: Texto, Vídeo, Mapa, Arquivo de Computador, Material Gráfico e Artigo.
- Cadastro dos exemplares das obras
É possível cadastrar informações que identificam e qualificam os exemplares que poderão ser emprestados aos leitores. O cadastro poderá ser vinculado a uma aquisição por pedido previamente registrado no sistema.
- Cadastro de empréstimos, renovações e devoluções de exemplares
O bibliotecário possui total controle sobre os empréstimos, devoluções e renovações. Ao dar entrada em um novo empréstimo ou renovação, o sistema calcula automaticamente a data prevista para a devolução, de acordo com o tipo de leitor e o tipo de obra que está sendo emprestada. A verificação e o cálculo do valor de uma possível punição são feitos automaticamente após o registro de uma devolução. A emissão dos recibos pode ser feita de forma automática após o registro do empréstimo ou devolução.
- Cadastro de leitores de diversos tipos
O cadastro de tipos de leitores é importante para definir categorias de leitores, com características que as diferenciam umas das outras. É possível fazer uma integração com o módulo SAGRES Acadêmico para definir alunos e professores já cadastrados como tipos de leitor. No cadastro de um novo leitor, é possível indicar quais são as suas áreas de interesse.
- Cadastro de regras de circulação que dizem respeito aos empréstimos, reservas e sanções
É possível cadastrar, para cada combinação Tipo de Leitor x Tipo de Obra, regras relativas às permissões e aos prazos de empréstimo, formas e valores de punições e permissões de reservas.
- Emissão de etiquetas de identificação e localização dos exemplares da biblioteca
É possível emitir as etiquetas de localização e identificação de todos os exemplares cadastrados no sistema.
- Emissão de etiquetas de identificação dos leitores
É possível emitir etiquetas para identificar os diferentes tipos de leitores que utilizam as bibliotecas da Instituição.
- Emissão de recibos de empréstimo, devolução e renovação de exemplares
É possível fazer a emissão dos recibos de empréstimo, devolução e renovação de forma não automática, ou seja, em um momento diferente ao qual o respectivo registro é realizado.
- Emissão de guias para o pagamento das multas na própria instituição e recibo de suspensão de leitores
Assim como os recibos de empréstimo, devolução e renovação, a guia para pagamento de multa e os recibos de suspensão de leitor podem ser emitidos separadamente.
- Emissão de mensagens sobre assinaturas a expirar para bibliotecas
As bibliotecas que possuem assinaturas a expirar podem receber, através do e-mail, mensagens alertando-lhes de tal situação. Tanto a opção de envio da mensagem quanto a antecedência com que esta pode ser enviada são parametrizadas pelo bibliotecário responsável.
- Controle da aquisição de novos exemplares
O bibliotecário ou responsável pode controlar todo o processo de aquisição de novos exemplares pela Instituição. Pode acessar as sugestões feitas pelos leitores, registrar solicitações de aquisição, cadastrar cotações feitas com os diversos fornecedores previamente cadastrados, analisar as melhores opções de compra e efetivar os pedidos aos fornecedores escolhidos. Após a confirmação de chegada do exemplar pedido, pode cadastrar o exemplar vinculando-o a tal pedido.
- Controle das assinaturas e entregas de periódicos
É possível cadastrar as assinaturas de periódicos, informando o representante responsável pela entrega, a data inicial e final do contrato de assinatura e a quantidade de exemplares a serem entregues. Ao confirmar o cadastro, o sistema gera automaticamente as previsões de entrega, baseando-se na frequência do periódico e nas datas de início e fim do contrato.
- Controle de relatórios e estatísticas da movimentação do acervo bibliográfico
O bibliotecário tem acesso a diversos relatórios e gráficos que podem servir de ferramenta para a administração da biblioteca e do acervo. Além disso, o gestor do sistema dispõe de uma ferramenta que permite gerar os relatórios necessários no dia a dia das bibliotecas da Instituição.
Funcionalidades direcionadas aos Leitores:
- Mecanismo rápido para consulta de obras no acervo bibliográfico da Instituição
O leitor pode, através do ambiente web, consultar as obras que a Instituição dispõe em suas diferentes bibliotecas. Estas consultas podem ser feitas utilizando diferentes palavras-chaves para autores, assuntos ou títulos.
- Reserva de obras
Após consultar as obras, o leitor pode fazer a reserva das obras que lhe interessem utilizando o ambiente web. Após a disponibilização da reserva por parte da biblioteca, o leitor tem um prazo pré-estabelecido para o comparecimento e efetivação do empréstimo.
- Cadastro de sugestões de aquisição de obras
O leitor pode cadastrar sugestões de aquisição de obras por parte da Instituição. A sugestão pode ser de uma obra específica ou de qualquer obra que trate de um determinado assunto.
- Mensagens sobre novas obras nas áreas de interesse do leitor
Ao cadastrar um exemplar de uma nova obra no acervo da biblioteca, os leitores interessados recebem uma mensagem de aviso através do e-mail ou celular. Isto é possível, pois, no registro de uma obra, especifica-se a área de conhecimento que ela abrange, assim como, quando um leitor é cadastrado, suas áreas de interesse são indicadas.
- Mensagens sobre devoluções em atraso
Os leitores com devoluções em atraso podem receber mensagens alertando-lhes de tal situação através do e-mail ou celular. A opção de envio da mensagem é parametrizada.
- Mensagens sobre a disponibilidade do exemplar reservado
Após a devolução de uma obra que tenha fila de reserva, o sistema pode enviar automaticamente uma mensagem através de e-mail ou celular para o leitor que estiver no topo da lista, avisando-lhe da disponibilidade do exemplar.
- Mensagens sobre ocorrência de débito
Após a devolução atrasada de uma obra, o sistema pode enviar automaticamente uma mensagem através do e-mail ou celular para o leitor, avisando-lhe da ocorrência de multa. A opção de envio da mensagem é parametrizada.
- Mensagens sobre empréstimos a encerrar
Os leitores com empréstimo a encerrar podem receber, através do e-mail ou celular, mensagens alertando-lhes de tal situação. Tanto a opção de envio da mensagem quanto a antecedência com que esta pode ser enviada são parametrizadas.
Glossário
O MARC (Machine-Readable Cataloging) é um padrão internacional que define a estrutura de informações bibliográficas para que possam ser lidas e processadas por computadores em sistemas de bibliotecas automatizados.
A ISO 2709 é uma norma internacional para intercâmbio de registros bibliográficos que define a estrutura de dados para troca de informações entre diferentes sistemas de bibliotecas.