Arrecadação na Instituição
O SAGRES Financeiro possui interfaces para lançamento da arrecadação de títulos financeiros pela própria instituição, pelo sistema bancário ou por empresas cobradoras.
O lançamento da arrecadação de títulos financeiros na instituição, acessível pelo menu Título Financeiro > Arrecadação > Na Instituição.
Após selecionar o menu destacado acima, será exibida uma interface, para lançamento da Arrecadação de Títulos pela Instituição.
Se o usuário desejar verificar a situação dos títulos financeiros a receber, emitidos pelo Sagres Financeiro, deverá utilizar um dos seguintes Relatórios:
- Posição Financeira do cliente (Menu: Relatório> Posição Financeira do Cliente /Fornecedor/Pagante)
- Títulos a receber ( Menu: Relatório > Título Financeiro > a Receber)
- Faturamento por cliente ( Menu: Relatório > Cliente > Resumo de Faturamento por Cliente)
- Títulos em atraso ( Menu: Relatório > Título Financeiro > Em Atraso)
- Clientes inadimplentes ( Menu: Relatório > Clientes > Clientes Negativados/Protestados )
Estes são os passos necessários para a uso da interface Arrecadação de Títulos pela instituição:
- 1º passo – Pesquisa de títulos em aberto
- 2º passo – Seleção de títulos para liquidação
- 3º passo – Informação de desconto, juros e multa
- 4º passo – Modo de liquidação dos títulos
- 5º passo – Confirmando a liquidação do título financeiro
1º passo – Pesquisa de títulos em aberto
Inicialmente o Usuário deve pesquisar os títulos os quais irá realizar a arrecadação, assim deverá clicar no botão “Títulos” na Barra de Ferramentas da interface.
Em seguida o sistema exibirá a interface de Pesquisa de Títulos:
O Usuário deve informar pelo menos um dos filtros:
- Período de Vencimento – Informe a data de início e fim de vencimento do título.
- Cliente – informe parte do nome inicial do cliente e aperte a tecla F2, selecione o nome do cliente na nova interface exibida com os nomes de clientes conforme solicitado
- Número – Digitar os 12 dígitos que identificam um título
Após informar o(s) Filtro(s), clicar no botão Pesquisar na interface “Pesquisar Títulos”.
O sistema emitirá uma mensagem quando não encontrar títulos que atendam a(s) títulos Informado(s):
- Se o número do título financeiro informado não estiver cadastrado no banco de dados;
- Se o número do título financeiro informado corresponder a um título financeiro já liquidado pelo cliente;
- Se não houver título financeiro em aberto no intervalo de datas informado no campo “Período de Vencimento”.
Se não informar filtro(s) e clicar em Pesquisar, o sistema emitirá a mensagem:
Quando encontrar registros, o sistema retornará a lista de títulos abertos conforme o filtro informado:
O sistema permite que o usuário escolha um ou mais títulos, realizando o seguinte procedimento:
- Para definir quais títulos serão processados, o usuário deverá marcar o campo de seleção no começo de cada linha da lista apresentada, ou selecionar de uma só vez todos os títulos da lista, clicando sobre o campo de seleção no cabeçalho da lista.
- Após selecionados os títulos, efetuar um duplo clique ou clicar no botão Adicionar na interface Pesquisar Títulos.
- Os títulos selecionados são copiados para a interface de Arrecadação de Títulos pela Instituição.
- Após os passos anteriores, feche a interface de Pesquisa de Títulos.
2º passo – Seleção de títulos para liquidação:
Se quiser adicionar mais títulos, clique novamente no botão “Títulos” e defina novos filtros conforme procedimentos do 1º passo.
O sistema permite que o usuário selecione um ou mais títulos para liquidação. Para definir quais títulos serão liquidados, marcar o campo de seleção no começo de cada linha da lista apresentada.
Para selecionar de uma só vez todos os títulos da lista clicar sobre o mesmo campo de seleção no cabeçalho da lista .
Se quiser apagar algum título da lista, selecione todos títulos da lista e desmarque os títulos que você quer retirar da lista. Clique no botão “Excluir” na barra de ferramentas. Os títulos não selecionados serão retirados da lista.
A interface de Arrecadação de Títulos pela Instituição, contém 3 pastas na área inferior (Totais, Juros e Multas e Recebimento) e, na área superior, uma lista com informações dos títulos financeiros.
A medida que os títulos são incluídos na interface, a totalização dos valores é atualizada na linha de Totais no final da lista.
Cada linha da lista, correspondente a um título com as informações:
- Vencimento – data de Vencimento do Título.
- Nome do cliente – Nome do cliente relacionado ao título.
- Número do Título – Código do título financeiro a ser tratado.
- Nosso Número – É a chave de identificação do título.
- Situação – Atual estado do título.
- Atraso – Dias de atraso.
- Valor – Valor inicial do título.
- Valor Devido – Valor no qual está pendente e precisa ser pago.
- Juros e Multa – Valor do juros e multa aplicado no título.
- Desconto – Desconto fornecido pela instituição para a quitação do título em aberto.
- Valor Total – Somatória de todas as colunas de valor.
- Descrição – Descrição do evento gerador do título.
- Outros Débitos – Demais débitos na instituição.
Quando o usuário seleciona um ou mais Títulos, o sistema habilita o acesso as pastas Totais, Juros e Descontos e Recebimento com informação(es) do(s) título(s) selecionado(s)...
- Pasta Totais
Exibe os totais dos títulos financeiros marcados na lista, e a data de liquidação.
3º passo – Informação de desconto, juros e multa:
- Pasta Juros e Descontos
Nesta pasta são exibidos os valores de descontos, juros e multa (somente do título financeiro selecionado – onde está o cursor), lançados originalmente.
É permitido ao usuário o lançamento de valores de desconto, juros e multa ou ainda a alteração dos valores originalmente lançados. No exemplo abaixo, o valor de desconto que era de R$ 0,00 originalmente lançado para um título financeiro, foi alterado pelo usuário para R$ 150,00.
4º passo – Modo de liquidação dos títulos:
- Pasta Recebimento
Permite ao usuário o registro completo das informações sobre a liquidação de títulos financeiros. A pasta Recebimento por sua vez é composta das pastas Dinheiro, Cheque, Cartão de crédito, Lançamento em conta e Resumo;
Para registro do modo de liquidação do valor do título ou títulos financeiros selecionados, o usuário deve utilizar as pastas que compõem a pasta Recebimento.
O lançamento do recebimento de um Título pode ser feito pode ser feito de um modo ou distribuído entre os vários modos que o sistema permite, são eles:
- Dinheiro;
- Cheque;
- Cartão de crédito;
- Conta corrente.
Importante salientar que o usuário deve assinalar um ou mais títulos para liquidação (veja logo acima o 2º passo – Seleção de títulos para liquidação). À medida que os títulos são selecionados, a totalização dos valores que serão liquidados é mostrada na pasta Totais.
Lançamento do recebimento em dinheiro:
Para informar a liquidação, do total a ser liquidado ou parte dele, quando for em dinheiro, o usuário deve acessar a pasta Dinheiro que compõe a pasta Recebimento.
No exemplo abaixo o cliente liquidou parte da dívida em dinheiro no valor de R$ 500,00.
Lançamento do recebimento em cheque:
Para informar a liquidação, do total a ser liquidado ou parte do mesmo, em cheque, utilizar a pasta Cheque que compõe a pasta Recebimento.
O programa permite a informação de mais de um banco/agência/conta/cheque. No exemplo foram informados dois cheques de bancos / contas diferentes, no valor total de R$ 300,00.
Modos de informação do banco:
- Digitar um número no campo Banco, ou;
- Selecionar um dos bancos da lista exibida ao lado do campo do código do banco.
O Sistema permite que mais de um pagamento por cheque seja feito. Ao clicar na tabela de pagamento por cheque, o sistema irá habilitar botões da barra de ferramentas para incluir um novo pagamento na lista de pagamentos do recebimento:
- Botão Inserir: inclui um novo lançamento antes da linha atualmente selecionada;
- Botão Adicionar: inclui um novo lançamento após a linha atualmente selecionada.
Desta forma o usuário poderá inserir as informações de um novo pagamento.
Caso seja necessário excluir umas das linhas de pagamento, o Usuário deverá selecioná-la e acionar o Botão Excluir.
O sistema permite o uso de máquina de leitura de cheques.
O usuário que tem a leitora de cheques ligada ao seu computador, aciona o botão Leitor Cheques na barra de ferramentas.
Considerando a estrutura multi-empresa do programa SAGRES Financeiro, é importante salientar que o cadastro de bancos e agências bancárias é genérico para todas as empresas cadastradas na base de dados. Por sua vez, as contas são específicas de uma determinada empresa.
Para completar a informação do recebimento por cheque deve-se informar o número da agência, a conta, o cheque, a data de vencimento e o valor recebido. O programa habilita no campo de data de vencimento, a tecla F2 para acesso à tela de calendário, que permite ao usuário a seleção de datas.
O cadastro de bancos, agências e contas, é realizado nos Menus
Lançamento do recebimento em cartão de crédito:
Para informar a liquidação do valor em aberto ou parte do mesmo com cartão de crédito, utilize a subpasta Cartão de Crédito que compõe a pasta Recebimento. Selecione a Operadora e a Bandeira do cartão, informe o Número da autorização do pagamento e informe o Valor recebido e o Número de parcelas do pagamento. E assim será possível registrar um pagamento.
O Sistema permite que mais de um pagamento por cartão de crédito seja feito. Ao clicar na tabela de pagamento por cartão de crédito, o sistema irá habilitar botões da barra de ferramentas para incluir um novo pagamento na lista de pagamentos do recebimento:
- Botão Inserir: inclui um novo lançamento antes da linha atualmente selecionada;
- Botão Adicionar: inclui um novo lançamento após a linha atualmente selecionada.
Desta forma o usuário poderá inserir as informações de um novo pagamento.
Caso seja necessário excluir umas das linhas de pagamento, o Usuário deverá selecioná-la e acionar o Botão Excluir.
As Operadoras de cartão de crédito são cadastradas no menu Cadastro > Operadora de Cartão de Crédito.
Para completar a informação do recebimento por cartão de crédito informar o número de autorização da operação e o valor recebido.
Lançamento do recebimento em conta corrente:
Para informar a liquidação, do valor a ser liquidado ou parte do mesmo através de uma conta corrente, utilizar a pasta Lançamento em Conta que compõe a pasta Recebimento.
O Sistema permite que mais de um Lançamento em conta seja feito durante um pagamento. Ao clicar na tabela de pagamento lançamento em conta, o sistema irá habilitar botões da barra de ferramentas para incluir um novo pagamento na lista de pagamentos do recebimento:
- Botão Inserir: inclui um novo lançamento antes da linha atualmente selecionada;
- Botão Adicionar: inclui um novo lançamento após a linha atualmente selecionada.
Desta forma o usuário poderá inserir as informações de um novo pagamento.
Caso seja necessário excluir umas das linhas de pagamento, o Usuário deverá selecioná-la e acionar o Botão Excluir.
Na lista Conta da pasta Lançamento em conta são mostradas as contas / agências / bancos da empresa vigente. Considerando a estrutura multi-empresa do programa SAGRES Financeiro, é importante salientar que o cadastro de bancos e agências bancárias é genérico para todas as empresas cadastradas na base de dados. Por sua vez, as contas são específicas de uma determinada empresa.
Para completar a informação do recebimento por crédito em conta corrente informar ainda a descrição, o número do documento, a data e o valor recebido.
O programa habilita no campo de data a função F2 para acesso à tela de calendário, que permite ao usuário a seleção de datas.
Quando o cliente informa várias formas de pagamento para quitar mais de um título o botão Distribuir deve ser acionado na barra de ferramentas.
O usuário deverá pesquisar os títulos em aberto e selecionar aqueles em que serão liquidados.
Em seguida, acionar o botão Distribuir na barra de ferramentas.
Uma interface com os Títulos e os tipos de Documentos será apresentada, na área superior e na área inferior uma grade com os títulos e valores distribuídos conforme os respectivos documentos, neste caso informando cada forma de liquidar os valores a serem pagos.
O sistema sugere a distribuição automaticamente, mas o usuário pode modificar:
Ao clicar no quadrinho, localizado ao final da linha do título – a distribuição do título naquele documento será apagada.
Para incluir nova distribuição, o usuário deve selecionar o Título e o tipo de Documento na área superior, acionar e o botão Inserir. Uma nova linha será incluída com o título e tipo de documento selecionados. O usuário deve informar o valor que deverá ser pago com aquele documento.
Acionando o botão Arrecadar, e o sistema executráa a liquidação dos títulos conforme a distribuição.
Nota:
Um título pode ser liquidado com mais de um tipo de documento.
Um tipo de documento pode liquidar mais de um título.
5º passo – Confirmando a liquidação do título financeiro:
O programa mostra na pasta Resumo, componente da pasta Recebimento da interface Arrecadação de títulos pela instituição, um resumo dos valores lançados para cada um dos modos de liquidação do título financeiro.
Para confirmar a liquidação do título financeiro, utilizar a função Dar baixa, presente no menu Registro e na barra de ferramentas.
Após Dar Baixa, o sistema fará uma verificação das informações registradas pelo usuário e caso não seja encontrada nenhuma inconsistência nas mesmas, será exibido um relatório informando o código do título e será atestado o sucesso do pagamento, isto é, não irá constar nenhum erro no relatório:
- Botão Extrato
Acionando o botão Extrato na barra de ferramentas o sistema exibe o Extrato Financeiro do Cliente.
Ao gerar um extrato financeiro, serão exibidos, representado as seguintes informações:
- Letras Pretas – Títulos em aberto mas, não vencidos.
- Letras Vermelhas -Títulos em aberto mas com vencimento alcançado.
- Letras Verdes – Títulos já quitados.
- Botão Disciplinas
Acionando o botão Disciplinas na barra de ferramentas o sistema exibe um relatório com as Disciplinas da Matrícula Atual do Aluno, com os dados código e nome da disciplina, situação da disciplina na matrícula, classe e a carga horária.
- Botão Juros/Multas
Acionando o botão Juros/Multas na barra de ferramentas o sistema exibe a interface para modificação de Juros/Multas
Se ao clicar na opção Remover Juros/Multas, os valores de juros/multas serão zerados. Já a opção Recalcular Juros/Multas faz com que o sistema realize o recálculo do juros/multa com base na Data de recebimento definida na interface de Arrecadação, pasta Totais.
Caso remova os juros e multas de algum título e deseje desfazer a ação, utilize a função de recálculo de juros/multas.