Arrecadação na Instituição
O SAGRES Financeiro possui interfaces para lançamento da arrecadação de títulos financeiros pela própria instituição, pelo sistema bancário ou por empresas cobradoras.
O lançamento da arrecadação de títulos financeiros na instituição é acessível pelo menu Título Financeiro > Arrecadação > Na Instituição.
Após selecionar o menu destacado acima, será exibida uma interface para lançamento da Arrecadação de Títulos pela Instituição.
Se o usuário desejar verificar a situação dos títulos financeiros a receber, emitidos pelo Sagres Financeiro, deverá utilizar um dos seguintes Relatórios:
- Posição financeira do cliente (menu Relatório > Posição Financeira do Cliente /Fornecedor/Pagante);
- Títulos a receber (menu Relatório > Título Financeiro > a Receber);
- Faturamento por cliente (menu Relatório > Cliente > Resumo de Faturamento por Cliente);
- Títulos em atraso (menu Relatório > Título Financeiro > Em Atraso);
- Clientes inadimplentes (menu Relatório > Clientes > Clientes Negativados/Protestados.)
Estes são os passos necessários para a uso da interface Arrecadação de Títulos pela instituição:
1º passo – Pesquisa de títulos em aberto
2º passo – Seleção de títulos para liquidação
3º passo – Informação de desconto, juros e multa
4º passo – Modo de liquidação dos títulos
5º passo – Confirmando a liquidação do título financeiro
1º passo – Pesquisa de títulos em aberto
Inicialmente, o usuário deve pesquisar os títulos que deseja realizar a arrecadação. Assim, deverá clicar no botão Títulos na barra de ferramentas da interface.
Em seguida, o sistema exibirá a interface de Pesquisa de Títulos:
O usuário deve informar pelo menos um dos filtros:
- Período de Vencimento – informe a data de início e fim de vencimento do título;
- Cliente – informe parte do nome inicial do cliente, aperte a tecla F2 e selecione o nome do cliente desejado dentre os nomes exibidos na nova interface;
- Número – digite os 12 dígitos que identificam um título.
Após informar o(s) Filtro(s), clique no botão Pesquisar na interface “Pesquisar Títulos”.
O sistema emitirá uma mensagem quando não encontrar títulos que atendam ao(s) filtro(s) informado(s):
- Se o número do título financeiro informado não estiver cadastrado no banco de dados;
- Se o número do título financeiro informado corresponder a um título financeiro já liquidado pelo cliente;
- Se não houver título financeiro em aberto no intervalo de datas informado no campo “Período de Vencimento”.
Se o usuário não informar nenhum filtro e clicar em Pesquisar, o sistema emitirá a seguinte mensagem:
Quando encontrar registros, o sistema retornará a lista de títulos abertos conforme o filtro informado:
O sistema permite que o usuário escolha um ou mais títulos, realizando o seguinte procedimento:
- Para definir quais títulos serão processados, o usuário deverá marcar o campo de seleção
no começo de cada linha da lista apresentada ou selecionar de uma só vez todos os títulos da lista clicando sobre o campo de seleção no cabeçalho da lista; - Após selecionados os títulos, o usuário deverá efetuar um duplo clique ou clicar no botão Adicionar na interface Pesquisar Títulos;
- Os títulos selecionados serão copiados para a interface de Arrecadação de Títulos na Instituição;
- Após finalizar os passos anteriores, o usuário deverá fechar a interface de Pesquisa de Títulos.
2º passo – Seleção de títulos para liquidação:
Se quiser adicionar mais títulos, o usuário deve clicar novamente no botão Títulos e definir novos filtros conforme procedimentos do 1º passo.
O sistema permite que o usuário selecione um ou mais títulos para liquidação. Para definir quais títulos serão liquidados, o usuário deve marcar o campo de seleção , no começo de cada linha da lista apresentada. Para selecionar, de uma só vez, todos os títulos da lista, o usuário deve clicar sobre o mesmo campo de seleção no cabeçalho da lista.
Se quiser apagar algum título da lista, o usuário deve selecionar todos títulos da lista que deseja excluir. Em seguida, deve clicar no botão Excluir na barra de ferramentas. Os títulos selecionados serão retirados da lista.
A interface de Arrecadação de Títulos na Instituição contém 3 pastas na área inferior (Totais, Juros e Multas e Recebimento) e, na área superior, uma lista com informações dos títulos financeiros.
Conforme os títulos são incluídos na interface, a totalização dos valores é atualizada na linha de Totais, no final da lista.
- Vencimento – data de vencimento do título;
- Nome do cliente – nome do cliente relacionado ao título;
- Número do Título – código do título financeiro a ser tratado;
- Nosso Número – chave de identificação do título;
- Situação – atual estado do título;
- Atraso – dias de atraso;
- Valor – valor inicial do título;
- Valor Devido – valor que está pendente e precisa ser pago;
- Juros e Multa – valor dos juros e multas aplicados ao título;
- Desconto – desconto fornecido pela instituição para a quitação do título em aberto;
- Valor Total – somatória de todas as colunas de valor;
- Descrição – descrição do evento gerador do título;
- Outros Débitos – demais débitos na instituição.
Quando o usuário seleciona um ou mais Títulos, o sistema habilita o acesso às pastas Totais, Juros e Descontos e Recebimento, com informação(ões) do(s) título(s) selecionado(s).
- Pasta Totais
Exibe os totais dos títulos financeiros marcados na lista e a data de liquidação.
3º passo – Informação de desconto, juros e multa:
- Pasta Juros e Descontos
Nesta pasta, são exibidos os valores de descontos, juros e multa (somente do título financeiro selecionado, onde está o cursor), lançados originalmente.
É permitido ao usuário o lançamento de valores de desconto, juros e multa ou ainda a alteração dos valores originalmente lançados. No exemplo abaixo, o valor de desconto que era de R$ 0,00 originalmente lançado para um título financeiro e foi alterado pelo usuário para R$ 150,00 .
4º passo – Modo de liquidação dos títulos:
- Pasta Recebimento
Permite ao usuário o registro completo das informações sobre a liquidação de títulos financeiros. A pasta Recebimento é composta das subpastas Dinheiro, Cheque, Cartão de crédito, Lançamento em conta e Resumo.
Para registro do modo de liquidação do valor do título ou títulos financeiros selecionados, o usuário deve utilizar as pastas que compõem a pasta Recebimento. O lançamento do recebimento de um Título pode ser feito pode ser feito de um modo ou distribuído entre os vários modos que o sistema permite, são eles:
- Dinheiro;
- Cheque;
- Cartão de crédito;
- Conta corrente.
Importante salientar que o usuário deve assinalar um ou mais títulos para liquidação (veja o 2º passo – Seleção de títulos para liquidação). Conforme os títulos são selecionados, a totalização dos valores que serão liquidados é mostrada na pasta Totais.
LANÇAMENTO DO RECEBIMENTO EM DINHEIRO
Para informar a liquidação do total a ser liquidado ou parte dele, quando for em dinheiro, o usuário deve acessar a subpasta Dinheiro que compõe a pasta Recebimento. No exemplo abaixo, o cliente liquidou parte da dívida em dinheiro no valor de R$ 500,00.
LANÇAMENTO DO RECEBIMENTO EM CHEQUE
Para informar a liquidação do total a ser liquidado ou parte do mesmo, em cheque, o usuário deve utilizar a subpasta Cheque que compõe a pasta Recebimento. O programa permite a informação de mais de um banco/agência/conta/cheque. No exemplo abaixo, foram informados dois cheques de bancos/contas diferentes, no valor total de R$ 300,00.
Modos de informação do banco:
- Digitar um número no campo Banco;
- Selecionar um dos bancos da lista exibida ao lado do campo do código do banco.
O Sistema permite que mais de um pagamento por cheque seja feito. Ao clicar na tabela de pagamento por cheque, o sistema habilitará botões da barra de ferramentas para incluir um novo pagamento na lista de pagamentos do recebimento:
- Botão Inserir: inclui um novo lançamento antes da linha atualmente selecionada;
- Botão Adicionar: inclui um novo lançamento após a linha atualmente selecionada.
Desta forma, o usuário poderá inserir as informações de um novo pagamento.
Caso seja necessário apagar umas das linhas de pagamento, o usuário deverá selecioná-la e acionar o botão Excluir.
O sistema permite o uso de máquina de leitura de cheques. O usuário que tem a leitora de cheques ligada ao seu computador, deve acionar o botão Leitor Cheques na barra de ferramentas:
O sistema abre a interface para onde as informações são copiadas. O usuário deve selecionar o cheque lido e clicar no botão Inserir. As informações serão movidas para a interface Arrecadação de Títulos na Instituição – subpasta Cheque.
Considerando a estrutura multiempresa do programa SAGRES Financeiro, é importante salientar que o cadastro de bancos e agências bancárias é genérico para todas as empresas cadastradas na base de dados. Por sua vez, as contas são específicas de uma determinada empresa.
Para completar a informação do recebimento por cheque, deve-se informar o número da agência, a conta, o cheque, a data de vencimento e o valor recebido. O programa habilitará, no campo de data de vencimento, a tecla F2 para acesso à tela de calendário, que permite ao usuário a seleção de datas.
LANÇAMENTO DO RECEBIMENTO EM CARTÃO DE CRÉDITO
Para informar a liquidação do valor em aberto ou parte do mesmo com cartão de crédito, o usuário deve utilizar a subpasta Cartão de Crédito que compõe a pasta Recebimento. Nessa tela, é preciso selecionar a Operadora e a Bandeira do cartão, bem como informar o Número da autorização do pagamento, o Valor recebido e o Número de parcelas do pagamento. Dessa forma, será possível registrar um pagamento.
O Sistema permite que mais de um pagamento por cartão de crédito seja feito. Ao clicar na tabela de pagamento por cartão de crédito, o sistema habilitará botões da barra de ferramentas para incluir um novo pagamento na lista de pagamentos do recebimento:
- Botão Inserir: inclui um novo lançamento antes da linha atualmente selecionada;
- Botão Adicionar: inclui um novo lançamento após a linha atualmente selecionada.
Desta forma, o usuário poderá inserir as informações de um novo pagamento.
Caso seja necessário apagar umas das linhas de pagamento, o usuário deverá selecioná-la e acionar o botão Excluir.
As Operadoras de cartão de crédito são cadastradas no menu Cadastro > Operadora de Cartão de Crédito. Para completar a informação do recebimento por cartão de crédito, é necessário informar o número de autorização da operação e o valor recebido.
LANÇAMENTO DO RECEBIMENTO POR CONTA CORRENTE
Para informar a liquidação do valor a ser liquidado ou parte do mesmo através de uma conta corrente, o usuário deve utilizar a subpasta Lançamento em Conta que compõe a pasta Recebimento.
O Sistema permite que mais de um Lançamento em conta seja feito durante um pagamento. Ao clicar na tabela de pagamento Lançamento em conta, o sistema habilitará botões da barra de ferramentas para incluir um novo pagamento na lista de pagamentos do recebimento:
- Botão Inserir: inclui um novo lançamento antes da linha atualmente selecionada;
- Botão Adicionar: inclui um novo lançamento após a linha atualmente selecionada.
Desta forma, o usuário poderá inserir as informações de um novo pagamento.
Caso seja necessário apagar umas das linhas de pagamento, o usuário deverá selecioná-la e acionar o botão Excluir.
Na lista Conta, da subpasta Lançamento em conta, são mostradas as contas/agências/bancos da empresa vigente. Considerando a estrutura multiempresa do programa SAGRES Financeiro, é importante salientar que o cadastro de bancos e agências bancárias é genérico para todas as empresas cadastradas na base de dados. Por sua vez, as contas são específicas de uma determinada empresa.
Para completar a informação do recebimento por crédito em conta corrente, o usuário deve informar ainda a descrição, o número do documento, a data e o valor recebido. O programa habilitará, no campo de data, a função F2 para acesso à tela de calendário, que permite ao usuário a seleção de datas.
Quando o cliente informa várias formas de pagamento para quitar mais de um título, o botão Distribuir deve ser acionado na barra de ferramentas. O usuário deverá pesquisar os títulos em aberto e selecionar aqueles em que serão liquidados.
Em seguida, deverá acionar o botão Distribuir na barra de ferramentas.
Uma interface com os Títulos e os tipos de Documentos será apresentada na área superior. Na área inferior, será exibida uma grade com os títulos e valores distribuídos conforme os respectivos documentos, informando cada forma de liquidar os valores a serem pagos.
O Sistema sugere a distribuição automaticamente, mas o usuário pode modificá-la ao clicar no quadrinho 
localizado ao final da linha do título para que a distribuição do título naquele documento seja apagada.
Para incluir uma nova distribuição, o usuário deve selecionar o Título e o tipo de Documento na área superior e acionar o botão Inserir. Dessa forma, uma nova linha será incluída com o título e tipo de documento selecionados. Em seguida, o usuário deve informar o valor que deverá ser pago com aquele documento.
Ao acionar o botão Arrecadar, o sistema executará a liquidação dos títulos conforme a distribuição.
5º passo – Confirmando a liquidação do título financeiro:
O programa mostra, na subpasta Resumo, componente da pasta Recebimento da interface Arrecadação de títulos na instituição, um resumo dos valores lançados para cada um dos modos de liquidação do título financeiro.
Para confirmar a liquidação do título financeiro, o usuário deve utilizar a função Dar baixa, presente no menu Registro e na barra de ferramentas.
Após Dar Baixa, o sistema fará uma verificação das informações registradas pelo usuário e, caso não seja encontrada nenhuma inconsistência nas mesmas, será exibido um relatório informando o código do título, configurando o sucesso do pagamento, isto é, não irá constar nenhum erro no relatório:
- Botão Extrato
Ao acionar o botão Extrato na barra de ferramentas, o sistema exibirá o Extrato Financeiro do Cliente.
- Letras pretas – Títulos em aberto, mas não vencidos;
- Letras vermelhas -Títulos em aberto, mas com vencimento alcançado;
- Letras verdes – Títulos já quitados.
- Botão Disciplinas
Ao acionar o botão Disciplinas na barra de ferramentas, o sistema exibirá um relatório com as Disciplinas da Matrícula Atual do Aluno, com os dados código e nome da disciplina, situação da disciplina na matrícula, classe e a carga horária.
- Botão Juros/Multas
Ao acionar o botão Juros/Multas na barra de ferramentas, o sistema exibirá a interface para modificação de Juros/Multas.
