Manual Sagres

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SAGRES Acadêmico – Manual Online

​​​Tabela - Ocorrência Acadêmica

Tabela contendo as descrições e características das ocorrências acadêmicas que podem acontecer na vida escolar dos Alunos. O registro das ocorrências indica, de modo simplificado, o que ocorre com o Aluno em cada período letivo que o mesmo está vinculado à Instituição de Ensino. Acessível pelo menu Tabela > Registro Escolar > Ocorrência Acadêmica, do Sagres Acadêmico 3 Web, no perfil do Secretário.

A inserção de dados nesta tabela é pré-requisito para a informação das ocorrências acadêmicas dos Alunos​ (menu Registro Escolar > Ocorrências, do Sagres Acadêmico, no perfil do Secretário).

Para acessar essa interface, o usuário deverá clicar sobre o menu especificado acima, para que o sistema apresente a interface Ocorrência Acadêmica, com as ocorrências cadastradas. O sistema exibe o total de ocorrências acadêmicas já cadastradas.
Interface da Tabela de Ocorrência Acadêmica
A aplicação apresenta para cada ocorrência os seguintes Campos: 
  • Descrição​ – descrição da ocorrência 
  • Situação – Situação do Aluno que pode ter essa ocorrência: 
    • Ativo Matriculado. 
    • Ativo Não Matriculado
    • Inativo 
  • Período – indicação se deve ou não considerar o período com essa ocorrência no cálculo da permanência do Aluno no currículo do curso, para verificar se o prazo máximo que o Aluno tem para fazer o curso, está sendo respeitado .
  • Histórico – indicação se a ocorrência deve ou não aparecer no Histórico do Aluno .
  • Uso do Sistema – indicação se a ocorrência será ou não utilizada de forma automática pelo sistema  
​Somente um ocorrência de cada situação pode ter este checkbox
assinalado. Exemplo:
 
Ocorrência       Situação                       Uso do Sistema             
 
Matriculado        Ativo Matriculado           Assinalado
Trancamento      Ativo não Matriculado     Assinalado
Abandono          Inativo                          Assinalado
 
Cancelamento    Inativo                          não Assinalado​​​
  • Ocorrência disponível – indicação se a ocorrência ficará ou não disponível para o usuário .
Na interface apresentada temos 3 botões que permitem executar algumas ações:
Botões da interface

Acionando o botão Novo, o sistema permitirá incluir uma nova ocorrência acadêmica. O botão Remover permitirá que o usuário elimine da interface uma ou mais ocorrências já cadastradas. E finalmente, o botão Restaurar, permitirá a recuperação das informações marcadas para remoção, removidas da interface (botão Remover), mas antes do usuário atualizar as informações no sistema (botão Salvar).

Inclusão de uma Ocorrência Acadêmica

Após o acionamento do botão Novo, o sistema apresentará a interface Detalhe Ocorrência Acadêmica. Essa interface possui 2 pastas: Ocorrência e Limite de Utilização.

Na pasta Ocorrência, o usuário deverá informar: a Descrição, a Situação (Ativo matriculado, Ativo não matriculado ou Inativo), indicar se o período com essa ocorrência deve ser considerado no cálculo da permanência (prazo máximo que o Aluno tem para concluir o curso), indicar se a ocorrência deve aparecer no Histórico do Aluno,  indicar se a ocorrência será ou não utilizada de forma automática pelo sistema (pode existir mais de uma ocorrência acadêmica para uma mesma situação (Ativo matriculado, Ativo não matriculado, Inativo) e neste caso o sistema irá utilizar nas rotinas internas aquela que possuir este atributo definido como “Sim”), indicar se a ocorrência ficará disponível para o usuário. Em seguida  o usuário deverá acionar o botão Confirmar. Caso não ocorram erros, o sistema apresentará a mensagem “O registro foi atualizado com sucesso, e os dados informados aparecerão na interface Ocorrência Acadêmica. Após a confirmação o sistema disponibilizará a Pasta Limite de Utilização para que o usuário informe as restrições no uso dessa ocorrência.
Interface Detalhe Ocorrência Acadêmica - Pasta Ocorrência
Portanto, a pasta Limite de Utilização só fica disponível após o usuário incluir a ocorrência. 
Nesta pasta o usuário deverá definir quais serão os percentuais e o número de períodos que os alunos poderão registrar essa ocorrência, por Nível do Curso e/ou Curso e/ou Currículo e/ou Periodicidade (anual, semestral, etc.).
 
Nessa pasta o usuário informa o Nível de Curso, o Curso, o Currículo​, a Periodicidade, e o Número máximo de Períodos (que o Aluno pode registrar essa ocorrência), ou o Percentual. 
O usuário deve informar o número de períodos que o Aluno pode ter a ocorrência, ou o percentual a partir do qual será calculado o número de períodos permitidos considerando o total de períodos do currículo do Aluno, isto é, ou um ou outro. 
Exemplo da definição com percentual: se o currículo tem 10 períodos, e o usuário informa que o percentual é de 20%, o número de períodos calculados será de 2 períodos.  
 
São informações utilizadas para alguns tipos de ocorrências, dependendo dos critérios adotados pela Instituição (exemplo: trancamento, licença, etc.).
ATENÇÃO
 
O usuário pode definir os mesmos limites para todos Alunos de um Nível de Curso/Periodicidade, ou para todos Alunos de um Curso/Periodicidade, ou para todos Alunos de um Currículo (que já tem a periodicidade definida), ou pode não definir limites.  
 

Ao concluir, o usuário deverá acionar o botão Confirmar. Se não ocorrerem erros, o sistema apresentará a mensagem “O registro foi atualizado com sucesso“.

Alteração de uma Ocorrência Acadêmica

Para alterar uma ocorrência acadêmica, o usuário deverá clicar sobre a ocorrência a ser alterada (coluna Descrição), para que o sistema apresente os dados da ocorrência na interface Detalhe Ocorrência Acadêmica, onde o usuário deverá fazer as alterações desejadas, e em seguida acionar o botão Confirmar. Se não ocorrerem erros, o sistema apresentará a mensagem “O registro foi atualizado com sucesso“.

Exclusão de uma Ocorrência Acadêmica/Restauração das informações

Para excluir uma ou mais ocorrências acadêmicas o usuário deverá marcar as primeiras posições das linhas com as ocorrências a serem excluídas na interface Ocorrência Acadêmica, ou se quiser excluir todos as ocorrências exibidas na tela no momento, deverá marcar a primeira posição do cabeçalho Descrição, Situação, Período, Histórico, Uso do Sistema e Ocorrência disponível  para que o sistema marque as ocorrências, e em seguida acionar o botão Remover, para que a aplicação remova da interface as exclusões indicadas, e para que as informações sejam realmente excluídas do sistema, o usuário deverá acionar o botão Salvar. Se não ocorrerem erros, o sistema apresentará a mensagem “O registro foi atualizado com sucesso“.

Preparando a exclusão de uma ocorrência acadêmica

Se por algum motivo o usuário deseja restaurar os dados da interface após a remoção das informações (botão Remover), antes de registrar a exclusão no sistema (botão Salvar), ele deverá acionar o botão Restaurar. 

Observações

Caso alguma ação do usuário viole alguma regra da interface, o sistema apresentará uma mensagem indicando o problema encontrado (exemplo: na figura abaixo temos uma inclusão impossível, pois o campo Situação não foi definido, e ele é um campo obrigatório).
Exemplo de mensagem de erro
Nota
 
Na geração da tabela de Periodicidade (menu Tabela > Registro Escolar > Periodicidade) o usuário define para cada periodicidade o número máximo de períodos que um Aluno pode ficar sem Matrícula.
 
Na tabela de Ocorrências, para cada ocorrência com a situação Ativo não matriculado (que indica período sem matrícula), podemos definir o número máximo da ocorrência que o Aluno pode registrar, para cada nível de curso/curso/currículo/periodicidade desejado. Se não temos limites definidos, não existirá limite para incluir ocorrências com essa situação (Ativo não matriculado).
 
As ocorrências com situação Ativo não matriculado (Tabela Ocorrências Acadêmicas) estão relacionadas à informação Limite de Períodos sem Matrícula (Tabela Periodicidade). Uma ocorrência de Ativo não matriculado em determinado período corresponde a um período sem matrícula.
 
A inclusão de uma ocorrência com situação Ativo não matriculado para um Aluno, deve respeitar o limite definido na Tabela de Ocorrências para a ocorrência em questão (para o nível de curso/curso/currículo/periodicidade do Aluno), e também o limite de ocorrências com situação Ativo não matriculado que pode ser registrado para o Aluno, definido na Tabela Periodicidade, para a periodicidade do curso/currículo do Aluno.
 
Nas situações em que os Alunos não podem deixar de se matricularem, não devem existir ocorrências acadêmicas cadastradas para eles que indiquem Ativos não matriculados.
 
A informação Limite de períodos sem matrícula é usada na verificação do total de ocorrências do Aluno que indicam Ativo não matriculado.      
 Exemplo:
 
Suponha que as ocorrências abaixo serão incluídas para um Aluno (ambas com situação Aluno não matriculado), e a Instituição definiu um Limite de períodos sem matrícula para a periodicidade do curso/currículo do Aluno igual a 2:
 
Situação Ativo não matriculado  o  Limite de Utilização de cada ocorrência para o curso/currículo/periodicidade do Aluno
      Ocorrência Acadêmica 1 (OCA1)                                                                           2 
      Ocorrência Acadêmica 2 (OCA2)                                                                           1
 
Nessa situação, o Aluno só poderá incluir as seguintes combinações de ocorrências: duas ocorrências de (OCA1), ou uma de (OCA1) e uma de (OCA2), ou duas de (OCA2), mas nunca poderia incluir duas de (OCA1) e uma (OCA2), pois ultrapassaria o limite de períodos sem matrícula.
 
Na situação em que a Instituição não permite período sem matrícula, não haverá ocorrência registrada para o Aluno no período e será gerado um abandono.

 

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