Recados para a Instituição
Com o intuito de facilitar a comunicação acadêmica entre diferentes unidades da instituição, o Sagres Portal oferece a funcionalidade Envio de Recados. Esta função é acessível pelo menu Cadastro > Mural de Recados, no perfil do Secretário, no Sagres Portal.
Um usuário pode estabelecer contato com outros usuários, de acordo com as configurações e associações hierárquicas, reunindo todas as informações em um único local, dispondo da facilidade de transmitir uma mensagem sem ter o desgaste de ter conhecimento de todos os endereços de e-mail dos seus destinatários. Vale ressaltar que recados enviados para mais de um destinatário serão agrupados, tanto para o remetente quanto para os destinatários (caso eles recebam o recado por mais de um tipo de destinatário. Exemplo: instituição e campus).
Antes de utilizar esta interface é necessário que o usuário se certifique que possui as autorizações necessárias. O Gestor do Sistema é quem autoriza os Secretários a terem acesso a determinadas funções da administração (através do menu Configuração > Autorização secretário, do Sagres Portal). Dentre as autorizações, temos as que dizem respeito ao envio de recados na instituição:
- Indica se o nome do secretário deverá ou não aparecer ao enviar recado;
- Indica se não há permissão para enviar recados para todo o campus;
- Indica se não há permissão para enviar recados para toda a instituição.
Esta função permite que um Secretário envie recados para Instituições de Ensino, campus (ou campi), cursos, classes, Alunos, Departamentos ou Professores.
Na parte superior da interface, o sistema permite cadastrar novo recados e, na parte inferior, o sistema apresenta a lista de recados já cadastrados e enviados. No final de cada linha dos recados listados, aparece a palavra Detalhar. Quando o usuário clica sobre ela, o sistema apresenta os detalhes do recado em questão.
A interface possui 7 pastas para o usuário selecionar os destinatários do recado a ser cadastrado e enviado: Instituição, Campus, Curso, Classe, Aluno, Departamento e Professor. Cada tipo de destinatário permite a visualização do recado para determinados grupos de usuários. Existem ícones que representam os grupos de usuários. Os ícones são listados nas pastas dos diversos tipos de destinatários.
As classes listadas como possíveis destinatários dos recados serão exibidas de acordo com os períodos letivos vigentes na WEB (definidos através do menu Tabela > Registro Escolar > Período Letivo, coluna “Disponível na WEB”, do Sagres Acadêmico).
Nessa pasta, é exibida uma lista das instituições às quais o secretário tem acesso. As instituições são cadastradas através do menu Tabela > Institucionais > Instituições de Ensino, do Sagres Acadêmico. Para todas as instituições selecionadas como destinatárias, todos dessa instituição receberão o recado enviado pelo secretário.
Nessa pasta é exibida uma lista dos campus aos quais o secretário tem acesso. Os campi são cadastrados através da interface do menu Tabela > Institucionais > Campus, do Sagres Acadêmico. Nos campus selecionados como destinatários, todos os usuários desses campus receberão o recado enviado pelo secretário.
Nessa pasta, é exibida uma lista dos cursos aos quais o secretário tem acesso (geralmente, o vínculo é pela Faculdade). O usuário também pode informar (no campo Pesquisar) as iniciais de um dos nomes que identificam um determinado curso e, em seguida, acionar o botão Exibir. Os cursos que atendem aos filtros informados serão apresentados. Os cursos são cadastrados através da interface do menu Cadastro > Currículo > Curso, do Sagres Acadêmico. Se um curso estiver selecionado como destinatário, todos os alunos desse curso receberão o recado enviado pelo secretário.
O usuário deverá marcar um ou mais cursos entre os que foram exibidos pelo sistema.
Nessa pasta, é exibida a lista das classes às quais o secretário está associado (o vínculo geralmente é pelo departamento). O usuário também pode selecionar um departamento (ou órgão equivalente) no campo Pesquisar, selecionar um período letivo e/ou informar as iniciais de um dos nomes que identificam a classe no campo com a frase “Filtrar por nome”. Em seguida, deve acionar o botão Exibir para que o sistema liste todas as classes que atendem aos filtros informados.
Os departamentos são cadastrados na interface do menu Tabela > Institucionais > Departamentos, do Sagres Acadêmico, e as atividades curriculares (disciplinas) na interface do menu Cadastro > Currículo > Disciplina, do Sagres Acadêmico. A associação da disciplina ao departamento é feita no cadastramento da disciplina. A associação da Classe à disciplina é feita através da interface do menu Planejamento > Oferta de Classe, do Sagres Acadêmico.
Se uma classe estiver selecionada como destinatária, todos os alunos dessa classe receberão o recado enviado pelo secretário. Se o usuário precisar enviar apenas para alguns alunos de determinada classe, ele deverá clicar sobre as palavras “Escolher alunos” para que o sistema exiba a lista dos alunos da classe. Desse modo, o usuário poderá selecionar os alunos desejados. Para ocultar a lista de alunos, deve-se clicar novamente nas palavras “Escolher alunos”.
O recado enviado pelo secretário será encaminhado para todos os alunos matriculados nas classes selecionadas ou só para determinados alunos escolhidos nas classes selecionadas. Os professores dessas classes também receberão o recado.
Nessa pasta, é exibida uma lista dos alunos com os quais o secretário possui associação através dos cursos (geralmente pertencentes a Colegiados ou órgãos correspondentes). O usuário deverá selecionar um ou mais alunos da lista apresentada. Também é possível informar, no campo Pesquisar, pelo menos três letras de um dos nomes do aluno desejado, acionar o botão Exibir para que o sistema apresente os alunos que atendem ao filtro informado e, por fim, o usuário poderá selecionar os alunos desejados.
Nessa pasta, é exibida uma lista dos departamentos (ou órgãos equivalentes) aos quais o secretário possui autorização de acesso aos dados. O usuário deverá selecionar (marcar) um ou mais departamentos para receber o recado. Os usuários que recebem os recados enviados são os professores associados a esses departamentos e os secretários que possuem autorizações.
Os departamentos são cadastrados na interface do menu Tabela > Institucionais > Departamentos, do Sagres Acadêmico.
Nessa pasta, é exibida uma lista dos professores com os quais o secretário possui associação através do departamento. O usuário também pode informar, no campo Pesquisar, pelo menos três letras de um dos nomes de um determinado professor e acionar o botão Exibir para que o sistema liste os dados dos professores que atendem aos filtros informados. Por fim, o usuário deve selecionar os professores desejados.
Os departamentos são cadastrados através da interface do menu Tabela > Institucionais > Departamentos, do Sagres Acadêmico. Os docentes são cadastrados através da interface do menu Cadastro > Docentes, do Sagres Acadêmico, e são associados às classes através da interface do menu Planejamento > Oferta de Classe, do Sagres Acadêmico.
Para inserir um recado, o usuário deve informar o texto do recado na área do campo “Recado” presente na interface. Em seguida, deve informar os Destinatários, selecionando-os ao “navegar” nas subpastas (Instituição, Campus, Curso, Classe, Aluno, Departamento e Professor), nas quais são listados os possíveis destinatários. Por fim, deve acionar o botão Enviar para proceder ao cadastramento e envio do recado. O sistema apresentará a seguinte mensagem ao cadastrar um recado: “Registro atualizado com sucesso”.
Para consultar os recados cadastrados e já enviados, o usuário deve clicar sobre o botão Detalhar, encontrado no final da linha que contém os dados do recado desejado.
O sistema apresentará uma nova interface com os detalhes do recado selecionado. Esta interface possui 2 pastas: Recado, Destinatários e Anexos. Na pasta Recado, o usuário acessa o texto (completo) do recado.
Na pasta Destinatários, o usuário acessa os destinatários do recado, agrupados por tipo de destinatário (instituição, aluno, professor, departamento etc.).
Na pasta Anexos, o usuário acessa os anexos associados ao recado, se houver algum.
Para excluir um ou mais recados, o usuário deverá marcar a primeira posição da linha (seta 1) que contém os dados de cada recado a ser excluído e acionar o botão Excluir Recados. Se quiser excluir todos os recados, o usuário deverá marcar a primeira posição da linha do cabeçalho (seta 2) dos recados (o sistema irá marcar todos os recados listados) e, em seguida, o usuário deverá acionar o botão Excluir. Os recados serão excluídos da Lista de Recados da interface e dos murais de recados, apresentados nos perfis dos usuários que acessam o sistema.
Os recados são acessados pelos destinatários através do quadro contendo o Mural de Recados existente na interface de entrada de cada perfil de usuário (Secretário, Professor ou Aluno). Ao clicar nas palavras “Exibir todos” ao final do Mural de Recados da cada perfil, o sistema apresentará uma lista expandida contendo todos os recados recebidos e, nela, o usuário poderá visualizar Todos, 10, 20 ou 30 recados de cada vez. São apresentados o texto do recado (parcialmente, se o recado for extenso), o nome da instituição, campus ou departamento etc., conforme o tipo de visualização definido pelo remetente, a hora/data do recebimento e o remetente.
É importante lembrar que, no caso dos Secretários, pode estar ou não permitida a apresentação do nome do remetente (definição feita através do menu Configuração > Autorização secretário, do Sagres Portal). Se a apresentação do nome do Secretário não estiver permitida, aparecerá apenas a informação “Secretaria Acadêmica”.