2 - Importação do Arquivo de Alunos
Acessível pelo menu Procedimentos > 2ª Etapa – Importação de Arquivos > Alunos.
Nesta etapa, o Módulo Censo do SAGRES Acadêmico importa o arquivo de Alunos, gerado pelo INEP, baseado nas informações do cadastro do Censo do ano anterior, exceto os dados dos Alunos que ficaram inativos.
Este arquivo contém os códigos de identificação gerados pelo INEP para cada Aluno da IES. Assim, todo ano, obtemos os códigos do INEP dos novos alunos (calouros e transferidos para a Instituição) do ano anterior. Esse arquivo também servirá no final para verificar possíveis inconsistências nos arquivos gerados, com relação aos dados do ano anterior, pois todos os Alunos importados agora, devem constar de alguma forma em algum arquivo exportado e processado pelo INEP neste ano.
Esta rotina cadastra no SAGRES Acadêmico os códigos INEP dos alunos incluídos no arquivo do Censo do ano anterior.
A identificação, isto é, a correspondência dos Alunos importados, com os Alunos do SAGRES Acadêmico é feita através de algumas informações como: Número do CPF, Nome do Aluno e Data de nascimento.
Observação: a comparação é feita com os nomes sem acentuação.
A interface possui duas pastas: Alunos identificados e Alunos não identificados.
Para carregar os dados dos Alunos na base do SAGRES Acadêmico, o usuário deve clicar no Botão “Buscar” para o sistema disponibilizar a interface de localização do arquivo “.txt ” — (adquirido no site do INEP) — com os dados dos Alunos. Ao identificar o arquivo, o usuário deve clicar no Botão “Abrir”, para o sistema apresentar o caminho do arquivo do INEP no campo “Arquivo” da interface “Importação do Arquivo de Alunos”. Em seguida, o usuário deve clicar no Botão “Carregar”, para que os dados dos Alunos sejam carregados nas pastas da interface.
O sistema irá carregar os Alunos encontrados no SAGRES Acadêmico na pasta “Alunos identificados”, e os Alunos não encontrados no SAGRES Acadêmico na pasta “Alunos identificados”. O total de Alunos em cada caso é listado no final de cada pasta.
Na pasta “Alunos identificados”, são listadas para cada Aluno as seguintes informações: Matrícula e Nome do Aluno no Sagres Acadêmico; o Código e o Nome do Aluno no Arquivo do INEP.
Na pasta Alunos não identificados são listadas para cada Aluno as seguintes informações: Identificação, Nome, CPF e Data de Nascimento do Aluno no Arquivo do INEP, e é disponibilizado o campo Aluno no SAGRES que permitirá a associação do Aluno com algum Aluno do SAGRES Acadêmico cadastrado.
Se existem Alunos não identificados, a aplicação emitirá a seguinte mensagem, indicando o total de alunos não encontrados, e disponibilizará o relatório correspondente.
Caso o usuário responda “Sim”, o sistema apresentará o relatório solicitado, que o usuário poderá imprimir, acionando o botão “Imprimir” 
encontrado na barra de ferramentas da interface.
Neste momento o usuário poderá identificar e resolver as inconsistências — (caso for necessário realizar as atualizações no Acadêmico)— e, em seguida, confrontar os Alunos listados com os Alunos do Acadêmico.
Para identificar um Aluno do Arquivo do INEP na base de dados do SAGRES Acadêmico, o usuário deve utilizar a Função “Pesquisar” — (Tecla de atalho F2) — no campo Alunos do Sagres, encontrado na pasta “Alunos não identificados”, na linha com os dados do Aluno a ser atualizado, para que o sistema apresente uma interface de “Pesquisa” em que o usuário deverá selecionar o Aluno do SAGRES Acadêmico que corresponde ao Aluno em questão.
A interface de Pesquisa exibe as Matrículas, os Nomes e os Cursos dos Alunos no SAGRES Acadêmico, para que o usuário identifique se um deles é o Aluno desejado. Após o Aluno desejado ser selecionado, o sistema atualiza o nome do Aluno no campo Alunos do SAGRES da pasta “Aluno não identificados”, encontrado na linha dos dados do Aluno em questão.
Nota
Caso sejam encontradas divergências, é possível enviar o relatório para o setor responsável pelo cadastro dos alunos, para que eles possam verificar as inconsistências e realizar os devidos ajustes no Sagres Acadêmico.
Com os devidos esclarecimentos e ajustes, o usuário acessará novamente a interface de “Importação”, e repetirá o processamento do arquivo, acionando o botão “Confirmar”.
Ao clicar no Botão Confirmar, presente na interface, a aplicação atualiza os códigos dos Alunos no INEP (ID do Aluno no INEP) na base do SAGRES Acadêmico e emite a mensagem abaixo com o número de Alunos atualizados.
Na associação do Aluno do Arquivo do INEP com o Aluno do SAGRES Acadêmico, nenhuma alteração será efetuada no nome do Aluno no SAGRES Acadêmico, somente o ID do Aluno no INEP será incluído na tabela do Censo na base do SAGRES Acadêmico.
Possíveis erros
Caso o arquivo contenha algum campo que não corresponda ao que é esperado pela interface, a seguinte mensagem de aviso informará o campo faltante:
